Work-life balance – pracować zdalnie, czy w biurze stacjonarnym?

Strefa Wejscia 1
Doświadczenia związane ze skutkami pandemii na nowo zdefiniowały potrzeby i oczekiwania pracowników. Model zdalny szybko zyskał popularność, jednak równie szybko ujawnił swoje niedoskonałości, zwłaszcza kontekście
work-life balance. Jakie cechy powinno mieć nowoczesne biuro, by stało się skuteczną alternatywą dla home office? Co zrobić, by pracownicy docenili jego atuty i chcieli do niego wrócić?

Przed pandemią pracownicy w coraz bardziej asertywny sposób domagali się jasnego oddzielenia czasu pracy od czasu prywatnego tak, by wraz z wyjściem z biura poświęcać energię już tylko sprawom osobistym – przyjaciołom, rodzinie czy ulubionym aktywnościom. Tymczasem w nowej rzeczywistości okazało się, że to praca rozgościła się w naszych domach, z wszystkimi konsekwencjami – również negatywnymi.

Na home office trudno postawić jasne granice między czasem, w którym pracujemy, a czasem odpoczynku. Brak wyraźnego podziału wywołuje frustrujący chaos, w którym życie prywatne nieustannie miesza się z obowiązkami zawodowymi. Dużym wyzwaniem jest również zachowanie koncentracji – obecność domowników czy bieżące, codzienne sprawy do załatwienia skutecznie rozpraszają. W domu trudno odizolować się od licznych bodźców, a tym samym skupić na wykonywanych zadaniach. Kolejną trudnością, której doświadcza wielu pracowników, jest brak samodyscypliny i umiejętności zarządzania czasem pracy w warunkach domowych – mówi Monika Szawernowska, ekspertka ds. aranżowania przestrzeni biurowych, przedstawicielka pracowni projektowej Abundo Space.

Potrzeba relacji w realu

Po pierwszej fali entuzjazmu dotyczącego pracy zdalnej coraz częściej słyszy się o osobach, które z własnej woli decydują się na pracę w biurze (lub przynajmniej chcą mieć taki wybór). Powodów jest wiele – jasny podział na czas pracy i czas prywatny, lepsza organizacja pracy w biurze, dostęp do narzędzi i nowoczesnych technologii ułatwiających wykonywanie obowiązków, a przede wszystkim – obecność innych ludzi, która ma istotny wpływ na wiele obszarów aktywności zawodowej. Współpracownicy są nam potrzebni, aby skonfrontować z nimi nasze pomysły i koncepcje, czerpać inspirację czy po prostu wypić wspólną kawę i przy okazji poruszyć kilka istotnych tematów dotyczących wspólnego projektu. Socjalizacja, utrzymywanie relacji i wykorzystanie energii grupy, np. podczas burz mózgów, są znacznie trudniejsze, gdy widzimy przed sobą ekran, a nie żywego człowieka. To ważny argument, by pojawić się w biurze, choć na dwa lub trzy dni w tygodniu.

W stronę funkcjonalnego minimalizmu

Model hybrydowy zmienił sposób postrzegania biura przez pracowników. Obecnie profil pracy wykonywanej w domu i w biurze różni się – w badaniu przeprowadzonym przez Deloitte 41% ankietowanych oceniło, że w trybie zdalnym bardziej efektywna jest praca indywidualna, a 39% osób wskazało na atuty biura w kontekście współpracy z zespołami i zaangażowania pracowników. To dowód na to, że biuro zyskało nową rolę. Znajduje to odzwierciedlenie w nowych trendach aranżacji. Obecnie zwraca się szczególną uwagę na to, by była to przestrzeń wspierająca pracę zespołową, zaczynając od układu i charakteru pomieszczeń, a kończąc na jego wyposażeniu. Kolejnym priorytetem jest maksymalizacja funkcjonalności biura – to w tym aspekcie można upatrywać jego istotnych przewag względem pracy w warunkach domowych.

Coraz silniejszym trendem jest funkcjonalny minimalizm – biura przypominają butik z praktycznymi rozwiązaniami, w którym pracownik może wybierać te, które w jego przypadku najlepiej sprzyjają efektywnej pracy. Unika się niezwykle efektownych koncepcji o umiarkowanej przydatności – takie rozwiązania dobrze sprawdzają się w folderach, a nie w praktyce – dodaje Monika Szawernowska.

Żegnaj, open space

Pracownicy nie tęsknią za open space w dawnym wydaniu. Pełna hałasu przestrzeń z dużą koncentracją biurek nie sprzyja ani kreatywności, ani produktywności. Odchodzi się od niej na rzecz innych form tworzących przyjazne warunki do dyskusji, konfrontacji pomysłów i swobodnej wymiany myśli oraz zasobów. W nowoczesnych biurach zamiast dużych, otwartych stref wspólnej pracy powstają przyjazne, dobrze wyciszone przestrzenie do pracy projektowej, sale spotkań o różnej wielkości i wyposażeniu czy strefy nieformalnych spotkań. Sposób ich aranżacji jest coraz bardziej zróżnicowany, by odpowiedzieć na różne potrzeby i predyspozycje pracowników. Dobre pomysły rodzą się w różnych okolicznościach – przy biurku, w kawiarni czy na kanapie, na siedząco lub na leżąco. Dlatego wystrój tych przestrzeni odzwierciedla tę różnorodność: pojawiają się wysokie stoły i krzesła oraz meble, które zachęcają do interakcji – sofy i pufy, hamaki czy huśtawki. Coraz bardziej popularne strefy relaksu przejęły część funkcji, które wcześniej pełniła kuchnia – to tam przeniosły się nieformalne rozmowy, które wypełniają pracownikom czas pomiędzy poszczególnymi zadaniami.

Detale w biurze mają znaczenie

Rozwiązania, które pojawiły się w biurach w okresie pandemii, nie zniknęły. Przeciwnie – są dalej rozwijane, ponieważ dobrze sprawdzają się w modelu pracy hybrydowej. Dotyczy to przede wszystkim dobrze wyciszonych sal i pomieszczeń umożliwiających prowadzenie spotkań czy prezentacji online. To, co się zmieniło, to znacznie większa dbałość o szczegóły. Przykłada się większą wagę do standardu kamer, mikrofonów i ekranów, układu stołów, oświetlenia czy ustawienia kamery tak, by zapewnić uczestnikom maksymalnie wysoką jakość transmisji – tłumaczy Monika Szawernowska.

Wymienione elementy są uwzględniane przez architektów już na etapie aranżacji i wyposażania sal. To ważne, ponieważ niektóre detale trudno dostrzec na pierwszy rzut oka. Nie każdy zauważy, że przez nieprzemyślane miejsce zamontowania kamery na transmisji widać głównie kłębowisko kabli pod stołem i buty uczestników, co z pewnością nie ułatwia koncentracji na treści przekazu. Podobnie z lokalizacją mikrofonów – gdy nie jest ona optymalna, nie wszyscy uczestnicy spotkania są dobrze słyszani po drugiej stronie, co frustruje i zaburza komunikację. Warto podkreślić, że biuro ma tu istotną przewagę nad pracą w domu – osiągnięcie tak wysokiej jakości spotkań zdalnych jest zazwyczaj nie do osiągnięcia w warunkach domowych, głównie ze względu na brak odpowiednich pomieszczeń i koszt niezbędnego wyposażenia.

Czyste powietrze, przyjazne oświetlenie

Projekty aranżacji i wyposażenie biur w coraz większym stopniu odzwierciedlają naturalne, biologiczne potrzeby człowieka. Duży nacisk kładzie się na modernizację systemów wentylacji i częstszą wymianę filtrów, by zapewnić pracownikom dostęp do wysokiej jakości powietrza. W zasadzie nie używa się już świetlówek – standardem jest nowoczesne oświetlenie LED, które coraz częściej wykorzystuje systemy modyfikujące intensywność i barwę światła w zależności od pory dnia. Jednym z priorytetów dla architektów jest również zapewnienie pracownikom dostępu do naturalnego światła tam, gdzie to możliwe – także w strefach recepcji.

Inkluzywność i uwzględnienie neuroróżnorodności

Popularyzacja otwartych styli zarządzania, takich jak supportive management, skutkuje większą orientacją na indywidualne potrzeby pracowników. Wynika to również z coraz większej presji na realizację celów ESG, w tym wypadku komponentu social. Menedżerowie zachęcają pracowników, by otwarcie komunikowali swoje oczekiwania i mówili o trudnościach, z jakimi spotykają się w pracy, również w kontekście aranżacji biura. Ma to szczególnie istotne znaczenie w kontekście osób neurodywergentnych, których – według szacunków – jest w społeczeństwie 15-20%. Projektując biuro, które będzie im przyjazne, należy uwzględnić siedem podstawowych czynników odnoszących się do sensorycznego postrzegania przestrzeni.

Wyzwaniem jest zaprojektowanie biura, które odpowiada na potrzeby zarówno osób ze specjalnymi potrzebami, jak i pozostałej grupy pracowników. Kluczem do sukcesu jest różnorodność zastosowanych rozwiązań tak, aby każdy odnalazł się w nowej przestrzeni.

Włącz pracowników w proces zmiany

W obecnych realiach, gdy sprowadzenie pracowników z powrotem do biur jest trudnym wyzwaniem, zmiany muszą być konkretne i daleko idące – nie ma tu miejsca na kosmetyczne zabiegi. Pracownicy powinni dostać jasny sygnał, że firma dostrzega ich zmieniające się potrzeby i uwzględnia je w procesie rearanżacji powierzchni biurowej. Widocznym trendem jest zresztą coraz dalej idące angażowanie zespołów w proces wyboru rozwiązań, które znajdą się w przyszłym biurze. Włączanie pracowników w proces decyzyjny zwiększa szanse, że biuro będzie dla niech praktycznym i dostosowanym do potrzeb narzędziem. Dodatkowo czyni ich współtwórcami tej zmiany – a to z pewnością zwiększa szanse, że będą chcieli korzystać z jej owoców.

Monika Szawernowska związana z rynkiem projektów komercyjnych od roku 2001. Swoje doświadczenie zdobywała kierując zespołem architektów w pracowni JMP Service przez 15 lat. Od roku 2016 jako prezes pracowni Concept Space zarządzała spółką i nadzorowała prowadzone projekty dla takich firm jak Bank Gospodarstwa Krajowego, Zarząd Transportu Miejskiego, HIPP , IFS, Fujitsu , Cloud Technology, Maspex, Atende, Nowa Era, Hochtief, Benefit Systems. Od maja 2023 współpracuje z pracownią Abundo Space, w której rozwija dział Projektowania Wnętrz Komercyjnych, wychodząc przy tym na przeciw najbardziej niestandardowym wymaganiom klientów.

Źródło: Abundo Space.

Innowacyjne nieruchomości: Inteligentne biura na miarę XXI wieku

Wizualizacja2

W obecnym czasie potrzeby dotyczące zdrowej przestrzeni pracy w biurze bardzo ewoluują. Trendem jest to, aby pracodawca planując aranżację nowego biura, uwzględniał indywidualne predyspozycje każdego pracownika. Tradycyjne biura z szeregami biurek ustępują miejsca elastycznym strefom pracy. Popularne biura typu open space przechodzą metamorfozę. Są to obecnie modułowe, elastyczne przestrzenie, które stwarzają bardzo komfortowe warunki do pracy dla wszystkich pracowników.

Nowoczesne biura promują styl work-life balance, dając pracownikom możliwość aktywności fizycznej. Popularne stają się także strefy odpoczynku i rekreacji. Biura coraz częściej wyposażane są w ergonomiczne meble, takie jak stojące biurka, czy rowerki do ćwiczeń, zachęcając pracowników do bycia bardziej aktywnymi w ciągu dnia.

– Jeżeli chodzi o potrzeby tworzenia zdrowej przestrzeni pracy w biurze, myślę, że powinniśmy zacząć od wytłumaczenia pojęcia „zdrowa przestrzeń”. Każdy z nas spędza bardzo dużą część dnia w pracy, co jest zauważane przez pracodawcę. W obecnych czasach bardzo znaczącym trendem jest dbanie o pracownika i o to, aby czuł się komfortowo w środowisku, w którym pracuje. – podkreśla Monika Szawernowska, ekspertka ds. aranżowania przestrzeni biurowych, przedstawicielka pracowni projektowej Abundo Space.

Podstawą zdrowej przestrzeni w biurze jest zwrócenie uwagi na neuróżnorodność. Tworzenie takiego miejsca pracy, które jest komfortowe dla wszystkich i daje pracownikom możliwości rozwoju, poprawy ich efektywności i kreatywności.

– Obecnie największym wyzwaniem jest stworzenie biura uniwersalnego, które pogodzi wymagania osób neurodywergentnych i neurotypowych. Takie biuro sprzyja wszystkim preferencjom i potrzebom pracownika. Neurotypowe osoby to takie, które w prawidłowy sposób odbierają wszystkie bodźce. Neurodywergentne osoby mają problem z odbiorem bodźców – pracodawcy powinni wychodzić im naprzeciw. – podkreśla Monika Szawernowska.

Autor: Abundo Space, źródło: FACE IT sp. z o.o.

Firmy szykują się na dodatkowe urlopy i uprawnienia pracowników

ben-rosett-10614-unsplash

W wyniku wprowadzenia dyrektywy Work-Life Balance pojawiają się nowe kwestie związane z urlopami oraz uprawnieniami dla pracowników. Natomiast dyrektywa dotycząca przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej, nakłada na pracodawców dodatkowe obowiązki. W konsekwencji wymaga to dostosowania wewnątrzzakładowych źródeł prawa pracy, wzorów umów, informacji oraz procedur obowiązujących w firmach.

Dyrektywa w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy łączy się z dyrektywą Work-Life Balance. Choć dotyczy bardziej kwestii formalnych, organizacyjnych, nakładając tym samym nowe obowiązki dla pracodawców i wymuszając zmiany w dotychczas funkcjonujących dokumentach i zasadach, na jakich stosunek pracy funkcjonuje.

Na co pracodawca musi się przygotować

Zmiany, które weszły w życie 26 kwietnia 2023r. implikują szereg zmian, do których muszą przygotować się pracodawcy. Dodatkowo aktualne przepisy prawa w znaczącej mierze dyktują strategię zatrudnienia w organizacji. Przykład? Pracodawca zanim podpisze z pracownikiem umowę na okres próbny, będzie już musiał wiedzieć, na jaki okres będzie chciał zatrudnić pracownika na podstawie kolejnej umowy o pracę. Zgodnie z przepisami pracodawca musi dostosować długość umowy okresu próbnego do długości planowanego dalszego zatrudnienia.

Podstawowymi zadaniami do wdrożenia w firmie są m.in. aktualizacja wzorów funkcjonujących dokumentów, do których zaliczają się:

  • wzory umów o pracę na okres próbny poprzez dodanie klauzuli o przedłużeniu okresu próbnego o czas nieobecności pracownika w pracy oraz informacji o okresie, na jaki jest zamiar późniejszego zawarcia umowy o pracę na czas określony (jeżeli umowa na okres próbny jest zawarta na 1 lub 2 miesiące);
  • wzór aneksu przedłużającego okres próbny (maksymalnie o 1 miesiąc, jeżeli umowa była zawarta na 1 lub 2 miesiące, a przedłużenie jest uzasadnione rodzajem pracy);
  • wzór odpowiedzi pracodawcy na wniosek pracownika o wskazanie przyczyny rozwiązania umowy na okres próbny;
  • przygotowanie odpowiedniego wzoru umowy o zakazie konkurencji;
  • wzór informacji o warunkach zatrudnienia;
  • wzór wypowiedzenia umowy na czas określony – do dodania jest miejsce na przyczynę wypowiedzenia;
  • wzór informacji dla pracowników o wolnych stanowiskach pracy, w tym możliwości zatrudnienia full-time lub part-time lub możliwości awansu;
  • wzory wszystkich wniosków o urlopy np. urlop opiekuńczy, urlop rodzicielski;
  • wzór odpowiedzi pracodawcy na wniosek pracownika dot. elastycznej organizacji pracy.

Z racji tego, że wnioski mogą być składane przez pracowników w formie papierowej lub elektronicznej, wskazanym jest przygotowania kanału do zgłaszania wniosków o udzielenie zwolnień i urlopów związanych z rodzicielstwem właśnie w tej w formie.

Dodatkowo do weryfikacji i aktualizacji są wewnętrzne procesy:

  • procesy rekrutacyjne,
  • proces w razie złożenia przez pracownika wniosku o zmianę rodzaju umowy lub warunków pracy,
  • dot. procedur rozwiązywania umów o pracę;
  • rozpatrywania wniosków dot. elastycznej organizacji pracy.

Do zaplanowania jest także sposób przekazywania informacji pracownikom o wolnych stanowiskach pracy, w tym możliwości zatrudnienia full-time lub part-time lub możliwości awansu.

– Dodatkowo, w przypadku szkoleń zapewnianych przez pracodawcę, musi on zweryfikować czy obowiązkowe szkolenia (tj. niezbędne do wykonywania określonej pracy), odbywają się na koszt pracodawcy i w miarę możliwości w godzinach pracy. Jeżeli szkolenia realizowane są poza normalnymi godzinami pracy, ten czas musi być wliczany do czasu pracy. To jeszcze nie koniec. Z związku z nowymi regulacjami dotyczącymi wymaganych płatnych przerw pracodawcy powinni przygotować aktualizację grafików oraz systemów rozliczania czasu pracy. Nowe przepisy wpływają między innymi na sposób organizowania pracy przez pracodawcę i regulują szereg kwestii formalnych. Pośrednio mają także wpływ na rozwój firmy, jej zyskowność i konkurencyjność na rynku. Nie od dziś wiadomo, że dobra relacja między pracownikiem a pracodawcą to jeden z kluczowych elementów sukcesu każdej firmy – mówi Hubert Wawrzyniak, Prezes firmy doradczej W&W Consulting.

Autor: W&W Consulting.

PlanRadar: cyfryzacja procesów pozwoli pracownikom budowlanym i zarządcom nieruchomości zachować work-life balance

PlanRadar_foto_1

PlanRadar: cyfryzacja procesów pozwoli pracownikom budowlanym i zarządcom nieruchomości zachować work-life balance.

WHO alarmuje, że praca powyżej 55. godzin tygodniowo prowadzi do utraty zdrowia, a nawet życia. Dlatego coraz popularniejsza staje się koncepcja „work-life balance”, która polega na utrzymaniu równowagi pomiędzy życiem zawodowym, a życiem osobistym. Ekspert PlanRadar tłumaczy, dlaczego trend ten jest istotny także z punktu widzenia budownictwa i branży nieruchomości.

W ostatnich latach na znaczeniu zyskuje pojęcie „work-life balance”, czyli oddzielania pracy od życia prywatnego. Coraz więcej osób ma świadomość, że rozgraniczenie tych dwóch sfer jest konieczne dla zachowania dobrego samopoczucia i uniknięcia wypalenia zawodowego. Jak wynika z badania opracowanego przez NFON i Statistę, ponad 40 proc. polskich pracowników chciałoby poprawić relację między pracą a życiem osobistym, a co piąty deklaruje chęć skrócenia swojego czasu pracy.

Są jednak zawody, w których utrzymanie work-life balance i przestrzeganie czasu pracy może być szczególnie trudne – zwłaszcza, jeśli ich charakter wymaga obecności na miejscu oraz zaangażowania w szereg licznych i zróżnicowanych działań. Mowa tu o pracownikach szeroko rozumianej branży budowlanej, a także zarządcach nieruchomości. Realizacja inwestycji oraz sprawowanie kontroli nad obiektem zwykle wymaga zaangażowania wielu zasobów – przede wszystkim czasowych i fizycznych.

– Praca w sektorze budownictwa czy nieruchomości wiąże się z wieloma obowiązkami i czynnym udziałem w zadaniach, które zazwyczaj wymagają fizycznej obecności na placu budowy bądź terenie obiektu. W tych branżach nierzadkim zjawiskiem są także wszelkiego rodzaju sytuacje niespodziewane, takie jak awarie, usterki czy uszkodzenia, które wymają szybkiego i zdecydowanego działania, przez które czasem standardowy 8-godzinny dzień pracy może się nieco przedłużyć – mówi Krzysztof Studziński, kierownik zespołu PlanRadar w Polsce. – Nie jest to jednak pozytywne zjawisko, biorąc pod uwagę, że codzienny harmonogram działań pracowników budowlanych i zarządców nieruchomości zwykle jest bardzo napięty i wymaga bardzo dużego zaangażowania zarówno fizycznego, jak i umysłowego – dodaje.

Źródło: PlanRadar.