Poly: Samopoczucie pracowników to główny powód reorganizacji pracy

Poly
Ostatnia ewolucja modelu pracy wywołała znaczną rewolucję w jej organizacji. Jesteśmy w centrum nieplanowanej i nieoczekiwanej transformacji, która nie tylko zmienia podejście do niej, ale wprowadza też nowy model współpracy.

Ta modyfikacja znanej wcześniej definicji pracy wymusza również serie zmian w sposobie myślenia, określania priorytetów organizacji i sposobu wykonywania służbowych obowiązków. Musimy pamiętać, że wraz z tymi przemianami pojawiają się nowe możliwości i wyzwania. Mamy do czynienia z zupełnie nowym krajobrazem biznesowym, który dynamicznie się zmienia i łączy ludzi bez względu na ich lokalizacje – jednak ta ewolucja wymaga od biznesu modernizacji przestrzeni oraz wsparcia rozwiązań technologicznych, aby sprostać ewoluującym oczekiwaniom pracowników.

Zdefiniowanie nowego pojęcia pracy nie jest tak proste, jak mogłoby się pozornie wydawać. Coraz więcej zatrudnionych, chce wykonywać swoje obowiązki z innego miejsca niż siedziba firmy. Warto zauważyć, że daje im to szeroki zakres nowych możliwości, w których mogą oni wyciągnąć szereg korzyści. Oszczędność czasu i środków na dojazdy do biura, większa swoboda w doborze lokalizacji pracy oraz elastyczność to tylko kilka atutów nowego modelu współpracy. Jednak przed zmianami związanymi z ograniczeniem kontaktów społecznych, w większości organizacji uważano, że rozwój kariery i budowanie sieci kontaktów zawodowych zależy wyłącznie od fizycznej obecności w miejscu pracy. W ostatnim badaniu przeprowadzonym przez Poly, 60% decydentów w firmach zgodziło się ze stwierdzeniem, że jeśli pracownicy nie będą przebywać w biurze, nie zbudują relacji niezbędnych przy rozwoju swojej kariery. Biznes czeka szereg wyzwań, aby znormalizować nową formę współpracy, tak aby każdy członek zespołu miał takie same szanse na wydajną pracę i samorozwój bez względu na swoją lokalizację. Warto zwrócić uwagę, że pracodawcy muszą zmierzyć się z zupełnie nowymi wyzwaniami i podejmować decyzje, których wcześniej nie musieli nawet brać pod uwagę. Szczególnie że cena jest wysoka – źle przeprowadzone transformacje w modelach pracy lub kulturze organizacji mogą powodować niezadowolenie zatrudnionych i prowadzić nawet do utraty talentów.

Jednak dobrą wiadomością jest fakt, że właściwie przeprowadzone zmiany w modelu pracy w firmie mogą zwiększyć jej atrakcyjność rynkową. Aby jednak tak się stało, należy wziąć pod uwagę głos pracowników i ich aktualne potrzeby związane z preferencjami wykonywania obowiązków służbowych. Oczywiście, głosy zawsze będą podzielone i można spodziewać się rozbieżnych opinii w tej kwestii, jednak w rzeczywistości kompromis jest możliwy. W nowych realiach rynkowych obowiązkiem firm staje się zaspokojenie potrzeb pracowników, również tych hybrydowych, mimo że bardzo często mogą wydawać się one całkowicie od siebie odmienne. Należy jednak zauważyć, że zapewniając odpowiednie narzędzia i wsparcie jest to osiągalne. Nie ma jednego uniwersalnego rozwiązania dla wszystkich, jeśli chodzi o politykę hybrydowych form pracy. Może to być po części spowodowane różnymi stopniami rozwoju firm, wielkością organizacji czy branżą. Jednak, kiedy pracownicy są naprawdę wysłuchani i wyposażani tak, aby mogli wykonywać swoją pracę najlepiej, jak potrafią – organizacja będzie mogła realnie odczuć poprawę ich wydajności i budować konkurencyjność oraz renomę biznesu na rynku.

Praca hybrydowa okazała się najlepszym rozwiązaniem i modelem współpracy, który dał pracownikom szereg nowych możliwości – jednak postawił też nowe wyzwania przed biznesem. Miejmy nadzieję, że minęły już najgorsze chwile pandemii, więc możemy pokusić się o ocenę tego, jak tak naprawdę ewoluowała praca, jaką znaliśmy. Przyszłość pracy jest pisana na nowo, a dobre samopoczucie pracowników – w również w hybrydowych konfiguracjach – staje się kluczowym czynnikiem sukcesu. W nowych realiach współpracy nie powinno mieć już znaczenia czy członkowie zespołu pracują w domowym biurze, czy może biorą udział w spotkaniu w sali konferencyjnej zarządu będąc w firmie lub łączą się online z innej lokalizacji.

Autor: Jakub Abramczyk, Sales Director Eastern Europe w Poly.

Jak oszczędzić czas i pieniądze na czynnościach biurowych?

analiza
Powtarzalne, manualne procesy biurowe można zautomatyzować. Nawet punktowe usprawnienia potrafią przynieść wymierne korzyści. Dotyczy to zarówno czynności wykonywanych przy pomocy narzędzi fizycznych, jak i cyfrowych. Poznaj cztery konkretne przykłady takich rozwiązań.

Spis treści:
Narzędzia przyjazne w obsłudze i elastyczne
Jak to działa?
Co można automatyzować punktowo?
Czy warto automatyzować procesy biznesowe?

Zacznijmy od realnego przykładu procesu manualnego, który został zautomatyzowany. Polega on na opatrzeniu dokumentu księgowego datą – jest to informacja dla odbiorcy, ile czasu ma na jego zaksięgowanie. Jest to konieczne ze względów operacyjnych. Tę czynność wykonywał pracownik manualnie, opieczętowując dokument datownikiem, czyli w tradycyjny sposób. Przygotowywał tak średnio kilkaset dokumentów dziennie. – Była to czynność zarówno czasochłonna, jak i uciążliwa. Zautomatyzowaliśmy ją przy pomocy naszej autorskiej aplikacji. W procesie digitalizacji dokumentów księgowych program nadaje znak wodny z datą. Teraz ten etap procesu odbywa się bez udziału pracowników – wyjaśnia Paweł Ocibiński z Impel Business Solutions.

Narzędzia przyjazne w obsłudze i elastyczne

W pierwszym odruchu automatyzacja może kojarzyć się z robotami przemysłowymi i sterowanymi przez komputery procesami produkcyjnymi. Procesy biurowe również można automatyzować. Różnica jest taka, że tu roboty ludzi nie zastępują, jak często dzieje się w dużych fabrykach, lecz przede wszystkim ich wspomagają. W tym przypadku są to po prostu programy, w tym aplikacje czy skrypty tworzone specjalnie dla optymalizacji konkretnego procesu. Można bowiem też dokonywać punktowych usprawnień z wykorzystaniem automatyzacji. – Korzenie takiego podejścia tkwią w lean management, ponieważ istotę takich usprawnień można postrzegać jako likwidację marnotrawstwa. Cyfryzacja otwiera pod tym względem ogrom nowych możliwości. Na dodatek usprawnienia tego typu łatwo skalować i sukcesywnie wprowadzać udoskonalenia. Punktowe zmiany, na pozór niewielkie, pozwalają poprawić ergonomię pracy i workflow w procesie, przynoszą również wymierne korzyści – podkreśla Paweł Ocibiński. Pokazuje to opisany na wstępie przykład: wdrożenie aplikacji pozwoliło zaoszczędzić łącznie 3 roboczogodziny dziennie. W skali roku to ponad 4 miesiące pracy jednej osoby. – Dodatkowo, automatyzacja eliminuje ryzyko błędów, jakie dla ludzi są naturalne, zwłaszcza w przypadku żmudnych, rutynowych czynności – zaznacza ekspert IBS. Narzędzie okazało się na tyle efektywne i elastyczne, że można je było wykorzystać również w innych procesach związanych z digitalizacją. Teraz służy również do umieszczania plików w odpowiednich lokalizacjach sieciowych (na podstawie fragmentu ich nazw), weryfikowania poprawności tych plików czy monitorowania ich wagi w celu wskazania „pustych” plików, które są oznaką niepoprawnego zeskanowania dokumentu papierowego. Każda tego rodzaju czynność może pozornie wydawać się mało istotna. Jednak w rzeczywistości generuje duży nakład pracy. Poza tym, jeśli wykonywana jest manualnie, pojawia się ryzyko powstania błędów, których identyfikacja i naprawienie nie tylko kosztuje czas bezpośrednio na to poświęcony, ale może też zaburzać ciągłość realizacji innych procesów lub inicjować incydent związany m.in. z naruszeniem prawa ochrony danych osobowych.

Jak to działa?

Wróćmy do konkretnych przykładów. Ciekawym rozwiązaniem jest narzędzie mailingowe do zautomatyzowanego wysyłania do klientów potwierdzonych specyfikacji przyjętej dokumentacji. Ten proces przebiega dzisiaj następująco: zeskanowany dokument jest automatycznie pakowany w plik ZIP i zabezpieczany hasłem. W kolejnym kroku program wysyła dokument do adresata, na podstawie predefiniowanej listy mailingowej, jako załącznik do wiadomości wygenerowanej z szablonu. – Całość zamyka się w kilku kliknięciach, podczas gdy wcześniej proces wymagał manualnego hasłowania plików, tworzenia wiadomości i dodawania do niej załączników. Dodatkowo specyfikacje w formie elektronicznej są automatycznie archiwizowane z zachowaniem chronologii dat. Automatyzacja tego procesu pozwala zaoszczędzić minimum 25 minut dziennie – twierdzi Paweł Ocibiński. Wydaje się niewiele? Być może, ale jeśli przetwarzamy duże wolumeny dokumentów, to efekt skali może zaskoczyć – dodaje. Inny przykład usprawnień to generator kodów kreskowych w różnych konfiguracjach, umożliwiający firmie drukowanie kodów we własnym zakresie. – Oszczędność w tym przypadku jest czysto ekonomiczna. Czysta rolka do zadrukowania kosztuje ok. 10 zł, gotowa rolka od zewnętrznego dostawcy aż 40 zł. My takich rolek w ciągu roku zużywamy około 200-250, co przekłada się na oszczędność nawet 7500 zł w skali roku – mówi ekspert IBS. Podaje też przykład większego projektu – aplikacji NoBarcode, która usprawnia proces digitalizacji dokumentów związanych z procesem obsługi potrąceń z wynagrodzeń. Pozwala zeskanować wszystkie dokumenty do jednego, zbiorczego pliku PDF, bez konieczności używania fizycznych kodów kreskowych jako separatorów dokumentów. – Skuteczność narzędzia mierzyliśmy codziennie przez trzy miesiące od wdrożenia – wynik to 96%. Na pozostałe 4% składają się głównie niestandardowe dokumenty. Aplikacja pozwoliła zaoszczędzić czas – ok. 30 minut w ciągu dnia oraz koszty związane z wydrukiem kodów kreskowych. Znacząco poprawiła też ergonomię pracy, ponieważ wyeliminowaliśmy konieczność ręcznego naklejania kodów kreskowych, nie wspominając już o zminimalizowaniu praktycznie do zera ryzyka błędu ludzkiego – wylicza Paweł Ocibiński.

Co można automatyzować punktowo?

Pierwszym krokiem jest dokładne zmapowanie procesów. Trzeba je rozłożyć na czynniki pierwsze i dobrze zorientować się w ich przebiegu, by wskazać miejsca możliwych usprawnień i najlepiej nadające się do tego narzędzia. – Co ważne, nie trzeba przy tym inwestować w twardą infrastrukturę, ani nawet w jakikolwiek software. Korzystamy z ogólnodostępnych narzędzi programistycznych. Taka automatyzacja nie musi być bardzo skomplikowana technicznie. Są to rozwiązania będące w zasięgu większości firm, bez wyspecjalizowanych służb IT – podkreśla ekspert IBS. Punktowo można krok po kroku automatyzować wszystkie powtarzalne czynności w biurze, wykonywane manualnie. Niezależnie od tego, czy operujemy na dokumentach fizycznych, czy cyfrowych. Warto zdać sobie sprawę, że digitalizacja sama w sobie nie wystarcza, by mówić o usprawnieniach. Dokumenty cyfrowe często nadal przerabiane są ręcznie – tak jak wcześniej papierowe. Przykład na koniec: łączenie danych z kilkunastu arkuszy w Excelu, niezbędnych do regularnego raportowania. Jeśli jest to proces powtarzalny i posiadający niewiele zmiennych elementów to doskonale nadaje się do automatyzacji.

Czy warto automatyzować procesy biznesowe?

Korzyści płynące z takiego rozwiązania są wieloaspektowe. Te najłatwiej zauważalne to optymalizacja czasu i kosztów – w skali rocznej możemy wskazać kilkaset godzin i kilka, kilkanaście tysięcy złotych oszczędności. Uwzględniając skupienie się na prowadzonej działalności gospodarczej można nawet wskazywać znacznie większe korzyści materialne. Warto pamiętać również o tym, że aplikacje czy skrypty wspierające człowieka, który jest operatorem procesu, odciążają go od wykonywania uciążliwych i monotonnych zadań – tym samym pozwalając mu przeznaczyć swój czas i energię na wykonywanie specjalistycznych zadań odpowiadających jego kompetencjom. To przekłada się na zadowolenie pracownika i jego efektywność. Nowoczesność, ekologia i zaawansowanie technologiczne firmy to dodatkowe wartości przekładające się na wizerunek firmy.

Źródło: Impel Business Solutions.