Badanie Business Link: Pracownicy biurowi z sektora MŚP preferują pracę hybrydową

Ewelina Kałużna_Business Link
Pomimo zniesienia większości obostrzeń związanych z pandemią tylko co trzeci pracownik z sektora małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) wrócił do biura na stałe, a jedynie 8 proc. badanych osób wybiera pracę z domu. Jednocześnie znacząco wzrósł odsetek osób, które preferują model pracy hybrydowej (z 30 proc. do 57 proc.), co czyni go najczęściej wybieranym. W 2022 roku w segmencie MŚP był on najbardziej popularny wśród osób na stanowiskach menedżerskich oraz prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze. Takie dane płyną z badania „Biura Flex w Polsce” przeprowadzonego na zlecenie firmy Business Link zarządzającej przestrzeniami typu flex.

Spis treści:
Potrzeby pracowników zróżnicowane zależnie od stanowiska
Popyt na elastyczne rozwiązania coraz większy

Ponad dwuletnia perspektywa (od wybuchu pandemii), a także brak powszechnych obostrzeń pozwalają realnie ocenić trwałe zmiany, jakie zaszły w preferencjach pracowników biurowych.

– Już w ubiegłym roku mogliśmy zaobserwować nasilenie pewnych trendów w pracy biurowej, jednak ich miarodajność była ograniczona ze względu na wciąż obowiązujące restrykcje. Dziś możemy już z przekonaniem mówić o triumfie pracy hybrydowej. Wskazują na to twarde dane – w taki sposób swoje obowiązki wykonuje aż 57 proc. respondentów, którzy wzięli udział w naszym badaniu. Największą zmianę zauważamy w przypadku menedżerów z branży IT. Obecnie hybrydowo pracuje aż 84 proc. z nich. Dla porównania przed pandemią taki model wybierało 48 proc. – mówi Ewelina Kałużna, dyrektor zarządzająca przestrzeniami typu flex Business Link i szefowa zespołu ds. strategicznego doradztwa w zakresie miejsc pracy w spółce biurowej Skanska.

Z raportu Business Link „Biura Flex w Polsce” wynika, że tylko o 2 pp. wzrósł odsetek przedstawicieli sektora MŚP pracujących wyłącznie z domu. Podobnie jak przed pandemią, najczęściej były to osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą.

Potrzeby pracowników zróżnicowane zależnie od stanowiska

Preferencje dotyczące organizacji pracy są zależne od stanowiska oraz sposobu zatrudnienia. Doskonałym przykładem jest praca stacjonarna, która nadal cieszy się największą popularnością wśród szeregowych pracowników – tylko z biura pracuje 61 proc. z nich. Jako zalety takiego rozwiązania wskazują oni m.in. możliwość rozdzielenia życia prywatnego od zawodowego, nawiązywanie relacji ze współpracownikami oraz komfortowe warunki do wykonywania obowiązków służbowych.

Z kolei model hybrydowy najczęściej wybierany jest przez osoby zajmujące stanowiska menedżerskie oraz prowadzące jednoosobowe działalności gospodarcze. Tu wśród plusów w pierwszej kolejności wymieniana jest oszczędność czasu i pieniędzy wydawanych w ciągu dnia pracy.

– W przypadku powierzchni elastycznych [flex] każda z badanych grup wskazuje na nieco inną grupę benefitów. Menedżerowie podkreślają m.in. duży potencjał budowy relacji towarzyskich i zawodowych, a także komfortowe warunki pracy. Pracownicy na niemenedżerskich stanowiskach wśród plusów najczęściej wymieniają poczucie bezpieczeństwa, możliwość produktywnego wykorzystania przerw i szansę na efektywne łączenie pracy z codziennymi obowiązkami. Osoby pracujące na jednoosobowej działalności gospodarczej do zalet dodają motywację do wcześniejszego zakończenia pracy oraz większą wydajność. Tak różne spojrzenia pokazują jak różnorodne powinny być tego typu miejsca – wylicza Ewelina Kałużna.

Popyt na elastyczne rozwiązania coraz większy

Wspomniane różnice przekładają się na odmienne oczekiwania pracowników wobec przestrzeni biurowych. Rozwiązaniem, które pozwala na nie odpowiedzieć, jest oferta biur flex. Według raportu Business Link najwięcej zalet elastycznych przestrzeni biurowych zauważają menedżerowie. Są one atrakcyjne także z perspektywy decydentów, którzy doceniają możliwość wcześniejszego rozwiązania umowy lub nawiązania współpracy na dowolny okres, a także relatywnie niski koszt najmu.

Przy wyborze biura kluczowe są takie kwestie jak lokalizacja, jakość wyposażenia czy bezpieczeństwo najmu. Czynników o strategicznym znaczeniu dla klientów jest jednak znacznie więcej, dlatego na bieżąco weryfikujemy ich potrzeby oraz oczekiwania i staramy się stale unowocześniać i rozwijać naszą przestrzeń – zaznacza Ewelina Kałużna i dodaje, że biura flex w naturalny sposób uzupełniają tradycyjną ofertę najmu długoterminowego. – Oferta powierzchni biurowych flex to optymalny wariant dla firm, które poszukują elastyczności na poziomie kosztowym. Takie rozwiązanie pozwala na bieżąco dostosowywać rozmiar i charakterystykę wykorzystywanej przestrzeni do bieżących potrzeb danej firmy. Pracownicy podkreślają przy tym, że biura elastyczne ułatwiają im budowanie relacji i nawiązywanie kontaktów zawodowych. Biura tradycyjne sprzyjają natomiast budowaniu więzi z firmą – dodaje dyrektor zarządzająca Business Link.

Źródło: Business Link.

Flex office – nowoczesny system wynajmu biur sprawdza się w Polsce

dane-deaner-541785-unsplash
Flex office to nowoczesny system wynajmu biur, który sprawdza się w Polsce. Flexy, bo tak popularnie nazywane są biura typu flex office, to elastyczne powierzchnie biurowe, które podbijają w ostatnich latach polski rynek nieruchomości na wynajem. Stanowią doskonałą alternatywę dla przedsiębiorców oraz rozwijających swoje biznesy freelancerów, którzy potrzebują niewielkiej przestrzeni do pracy.

Spis treści:
Czym są biura typu flex office?
Dla kogo flexy?
Pandemia zmieniła styl pracy w Polsce
Metamorfoza w sektorze biurowym wciąż trwa
Co elastyczne powierzchnie biurowe typu flex office oferują najemcom?
Flex office mają dużą szansę na dalszy rozwój
Tradycyjne powierzchnie biurowe kontra flexy

Czym są biura typu flex office?
Termin flex office wywodzą się z Ameryki, gdzie powstał w latach 90-tych XX wieku. Powierzchnie biurowe typu flex są elastycznymi powierzchniami biurowymi, które najemca może dostosować do własnych wymagań i potrzeb. Na rynku dostępne są firmy, które zajmują się personalizacją elastycznych powierzchni biurowych do wynajęcia. Biorą one pod uwagę wymagania i oczekiwania danego przedsiębiorcy i aranżują dopasowaną do niego przestrzeń biurową na wynajem. Flexy dostępne są zazwyczaj w budynkach, które tworzone są typowo pod tę działalność biurową. Mogą to być nowoczesne biurowce, lub klimatyczne kamienice. Wybór odpowiedniego miejsca jest uzależniony od indywidualnych preferencji przyszłego najemcy. Popularne jest tworzenie elastycznych biur na wynajem typu flex office w dużych centrach biznesowych, oraz w typowo biznesowych dzielnicach w dużych aglomeracjach miejskich.
Dużą zaletą biur typu flex office jest ich elastyczność. Co można przez to rozumieć? Chodzi o możliwość dopasowania wynajmowanej przestrzeni biurowej pod przyszłego najemcę. Dodatkowo plusem w przypadku flexów jest możliwość aneksowania warunków umowy, bez ponoszenia wysokich kar umownych. Takie rozwiązanie dla wielu rozwijających się przedsiębiorców jest idealnym wręcz rozwiązaniem.

Dla kogo flexy?
Biura typu flex office sprawdzają się doskonale w przypadku star-upów, małych a także średnich przedsiębiorstw. Firmy takie nie mają jeszcze ugruntowanej pozycji na rynku, w związku z czym wynajem tradycyjnego biura mógłby być dla nich zwyczajnie nieopłacalny. Flexy mają tę zaletę, że przestrzeń biurową oraz warunki umowy można zmodyfikować. Dzięki temu przedsiębiorcy, których preferencje biurowe dopiero się kształtują i co jakiś czas są modyfikowane, mogą dopasować przestrzeń biurową na tyle, aby czerpać z jej wynajmu maksymalne korzyści.

Pandemia zmieniła styl pracy w Polsce
Pandemia koronawirusa, oraz wprowadzony w związku z nią całkowity lockdown, przyczyniły się do zmiany systemu pracy w Polsce. Początkowo wprowadzony został przymusowy system pracy zdalnej. Home office sprawdził się doskonale w przypadku wielu pracowników, jednak nie każdemu on odpowiadał. Obecnie coraz więcej pracowników wraca do swoich stacjonarnych biurek. W ostatni czasie na popularności zyskuje także hybrydowy model pracy, który łączy w sobie home office z pracą w systemie stacjonarnym. Pracownik w porozumieniu z przełożonym dzieli swoje obowiązki na takie, które musi wykonać w biurze, oraz takie, które może zrobić w dowolnym miejscu. Rozwiązanie takie jest korzystne nie tylko dla pracownika, ale również pracodawcy. Może on bowiem zaoszczędzić, poprzez zmniejszenie liczby biurek stacjonarnych do pracy, a co za tym idzie – może zmniejszyć wynajmowaną powierzchnię biurową.

Metamorfoza w sektorze biurowym wciąż trwa
Z uwagi na to, że wielu pracowników modyfikuje jeszcze swój system pracy, wielu pracodawcom ciężko jest określić, jaką przestrzeń biuro będą musieli wynajmować w najbliższej przyszłości. Z pomocą przychodzą w takich sytuacjach elastyczne powierzchnie biurowe na wynajem. Flexy dają możliwość wynajęcia mniejszej lub większej przestrzeni biurowej, a później – w miarę zmieniających się potrzeb przedsiębiorcy – modyfikację liczby zajmowanych metrów kwadratowych biura na wynajem.

Co elastyczne powierzchnie biurowe typu flex office oferują najemcom?
W Polsce sukcesywnie zwiększa się liczba elastycznych powierzchni biurowych do wynajęcia. Najwięcej tego rodzaju inwestycji realizowanych jest w największych miastach regionalnych. Niemniej również w mniejszych miejscowościach przybywa elastycznych biur do wynajęcia. Dla przedsiębiorców oznacza to jedno – szerszy wachlarz wyboru spośród dostępnych lokalizacji.
Obecnie na najemców czekają powierzchnie biurowe do wynajęcia o różnej powierzchni, którą oczywiście będą mogli modyfikować w miarę trwania umowy najmu. Należy w tym miejscu zaznaczyć, że biura na wynajem typu flex office charakteryzują się krótkimi umowami na cza określony. Oznacza to, że co jakiś czas warunki umowy między stronami mogą zostać zupełnie zmienione.
Przy podpisywaniu umowy przyszły najemca może podjąć decyzję, czy chce wynająć puste biuro, które samodzielnie wyposaży, czy może woli otrzymać gotowy do zajęcia lokal, który zostanie wyposażony według jego wytycznych przez właściciela obiektu komercyjnego. Również istotna jest możliwość korzystania z sal konferencyjnych, które często w ramach projektu są udostępniane do użytku kilku najemcom w wyznaczonych dniach i godzinach. Takie rozwiązanie jest dla rozwijających się przedsiębiorców bardzo korzystne, ponieważ mogą oni korzystać z sali konferencyjnej przy przeprowadzaniu spotkań biznesowych czy rozmów rekrutacyjnych, płacąc przy tym jedynie za dni, w których użytkują salę biznesową.

Flex office mają dużą szansę na dalszy rozwój
Z uwagi na to, jak bardzo pandemia koronawirusa oraz wojna tocząca się na Ukrainie namieszały na polskim rynku nieruchomości oraz w krajowej gospodarce, można się spodziewać, że sektor elastycznych powierzchni biurowych na wynajem będzie się sukcesywnie rozwijać. Najemców, którzy dopiero rozwijają swoje biznesy, lub boją się inwestować w umowę długoterminową przy wynajmie stacjonarnego biura, może być coraz więcej. Biura typu flex office są dla nich korzystną alternatywą. Większa liczba rozwijających się przedsiębiorców oraz firm planując ekspansję na inne regiony kraju, może przybywać. W związku z tym zarządcy flexów powinni być przygotowani na większą liczbę zapytań ofertowych.
Co więcej, deweloperzy dostrzegają, ze elastyczne powierzchnie biurowe cieszą się na polskim rynku uznaniem. Dla wielu z nich jest to sygnał, że warto inwestować w tym segmencie rynku nieruchomości komercyjnych. Można się więc spodziewać, że projektów typu flex office będzie cały czas przybywać na mapie całego kraju.

Tradycyjne powierzchnie biurowe kontra flexy
Można pokusić się o przemyślenie, czy tradycyjne biura do wynajęcia powinny czuć się zagrożone ze strony powierzchni elastycznych typu flex. Jak widać po sytuacji na rynku, wielu przedsiębiorców w dalszym ciągu ceni sobie tradycyjne biura do wynajęcia. Dotyczy to zwłaszcza rozwiniętych przedsiębiorstw, które nie są zainteresowane krótkimi umowami najmu powierzchni. Niejednokrotnie bowiem przy wynajmach długoterminowych firmy te mogą wynegocjować bardziej korzystne warunki umowy najmu. Haczyk jest tylko jeden – muszą mieć pewność, że będą chciały pozostać w wynajmowanym biurze przez długie lata. Takie zobowiązanie dla rozwijających się przedsiębiorców byłoby zbyt ryzykowne, ponieważ niejednokrotnie nie wiedzą oni jeszcze, w jakim kierunku rozwinie się ich firma, ilu pracowników stacjonarnych będą zatrudniać w najbliższych latach oraz jakiej powierzchni biurowej do wynajęcia będą ostatecznie potrzebowali.

Redakcja
Komercja24.pl

Inwestorzy doceniają rynek biurowy w mniejszych miastach

dominik-vanyi-469309-unsplash
Mniejsze miasta powyżej 100 tys. mieszkańców stają się coraz bardziej atrakcyjne dla firm z sektora nowoczesnych usług dla biznesu. W efekcie, wzrasta zainteresowanie rynkiem biurowym w mniejszych miastach – wynika z danych Colliers zawartych w raporcie ABSL „Sektor Nowoczesnych Usług Biznesowych w Polsce 2022”.

Spis treści:
Rośnie zainteresowanie rynkiem biurowym w mniejszych miastach
Rośnie popularność biur typu flex
Bydgoszcz na czele miast rozwijających się

Polska uznana za jedną z gospodarek najbardziej odpornych na kryzys wywołany przez COVID-19, od lat utrzymuje pozycję lidera na rynku biurowym w regionie Europy Środkowo- Wschodniej (CEE). Potwierdza to też rosnące zainteresowanie inwestorów i najemców rozszerzających swoją działalność w Polsce.Pod koniec pod koniec I półrocza 2022 r. łączne zasoby nowoczesnych powierzchni biurowych w kraju wyniosły 12,6 mln mkw., a w budowie było 780 000 mkw. Udział sektora usług biznesowych w popycie na powierzchnie biurowe wynosi 16 proc., czyli coszóstaumowa najmu w Polsce zawierana jest przez firmę z tej branży. Dostępność nowoczesnych biur jest jednym z kluczowych czynników wspierających rozwój sektora oraz umacnia pozycję Polski jako atrakcyjnej lokalizacji dla inwestorów.

Rośnie zainteresowanie rynkiem biurowym w mniejszych miastach

Z danych zawartych w raporcie ABSL wynika, że uwagę inwestorów coraz częściej przyciągają rynki biurowe w mniejszych miastach. Całkowite zasoby powierzchni biurowej na rynkach rozwijających się tj. w Białymstoku, Bydgoszczy, Kielcach, Olsztynie, Opolu, Radomiu, Rzeszowie, Toruniu oraz Tarnowie łącznie wynoszą 635 600 mkw. a w budowie znajduje się 53 300 mkw. Dostęp do atrakcyjnych powierzchni biurowych, obok dostępności kadry to jeden z najistotniejszych czynników przy wyborze lokalizacji przez inwestorów. Czynnikiem przemawiającym za wyborem mniejszych ośrodków jest m. in. wielkość zasobów pracowników wykształconych na uniwersytetach na szczeblu wojewódzkim i lokalnym znających języki obce oraz rosnący potencjał rynku biurowego. W stosunku do największych miast w Polsce, mniejsze ośrodki cechują się niższymi kosztami życia, a co za tym idzie kosztami pracy i wynajmu powierzchni biurowych. Dodatkowym czynnikiem działającym na korzyść mniejszych ośrodków jest bliskość dużych aglomeracji.

Analizy Colliers oraz ABSL potwierdzają, że pandemia dodatkowo przyspieszyła trend lokalizacji nowoczesnych usług dla biznesu poza głównymi ośrodkami. Koncentracja ludzi i tym samym zachorowań na COVID-19 w dużych miastach oraz upowszechnienie pracy zdalnej spowodowały migracje młodych mieszkańców do rodzinnych miejscowości.

– W minionych latach większe miasta przyciągały najbardziej kreatywne jednostki. Pandemia, która przyśpieszyła digitalizację codzienności zahamowała ten trend. Coraz częściej mamy do czynienia również z suburbanizacją i wyludnianiem się centrów miast. Dziś zdalnie pracujemy, zamawiamy posiłki i robimy zakupy w internecie. To sprawia, że rola małych miast o niższych kosztach życia rośnie. Większa aktywność inwestorów z sektora usług dla biznesu w mniejszych miastach przekłada się również na rosnące zapotrzebowanie na biura – tłumaczy Paweł Panczyj, Członek Zarządu ABSL.

Rośnie popularność biur typu flex

Jednym z trendów opisanych w raporcie ABSL, mającym wpływ na funkcjonowanie biur, jest zmiana modelu pracy na hybrydowy lub całkowicie zdalny. Wzrasta zainteresowanie elastycznymi przestrzeniami biurowymi, typu flex, dostosowanymi do potrzeb inwestorów oraz pracowników. Najemcy decydują się na przedłużenie umów i przearanżowanie przestrzeni pod nowe funkcje wspierające pracę zespołową, well-being pracowników, a także wpływ na środowisko. Znaczny odsetek nowych umów, który pod koniec I półrocza 2022 r. wyniósł ok. 53 proc. (wzrost o 4 p.p.) potwierdza tę zmianę. Kolejną dużą częścią wszystkich transakcji są renegocjacje sięgające prawie 34 proc.

– Wyraźnie obserwujemy, że wzrasta zainteresowanie firm zagranicznych z sektora BPO/SSC, lokowaniem biznesu w mniejszych miastach. Niestety problemem, jaki napotykają w niektórych z nich, jest brak wolnej nowoczesnej powierzchni biurowej. Niektórzy włodarzejuż wcześniej zauważyli potencjał tkwiący w przyciąganiu zagranicznych firm z sektora nowoczesnych usług biznesowych i same zachęcały deweloperów do budowy nowoczesnych biurowców, inne przespały ten moment. Czasowym rozwiązaniem na niską podaż tradycyjnych biur mogą być powierzchnie flex, które zapewniają większą elastyczność i mogą stanowić „przystanek” przed podpisaniem umowy na najem długoterminowy. Z flexów chętnie korzystają także firmy, które nie potrafią precyzyjnie przewidzieć swojego tempa rozwoju, a co za tym idzie potrzeb biurowych i kadrowych, ale także firmy, które dopiero wchodzą do Polski – mówi Sebastian Bedekier, Partner w Colliers, Dyrektor Regionalny w Poznaniu.

Bydgoszcz na czele miast rozwijających się

Z danych raportu ABSL wynika, że do siedmiu lokalizacji w Polsce, w których centra usług biznesowych zatrudniają już ponad 10 000 osób dołączyła Bydgoszcz, w której zatrudnienie pod koniec I półrocza 2022 r. wyniosło ok. 11 500 osób. W Bydgoszczy odnotowano największy wzrost zatrudnienia w sektorze wynoszący 16,2 proc. Jest to drugi wyniki, tuż po Warszawie (17 proc.) przy ogólnym wzroście zatrudnienia na poziomie 11,6 proc. Na terenie miasta funkcjonuje 47 centrów usług biznesowych, z czego 3 zatrudniają powyżej 500 osób. Główną kategorią świadczonych usług są usługi IT, budując zdecydowaną specjalizację miasta.

Wraz z zainteresowaniem inwestorów z sektora usług biznesowych, poziom powierzchni biurowej w Bydgoszczy systematycznie się powiększa i wynosi 139 000 mkw., dodatkowo w budowie znajduje się blisko 10 000 m kw. Wg danych ABSL planowana podaż na rynkach rozwijających się przewyższa istniejące zasoby powierzchni biurowej, mimo iż rozpoczęcie budowy planowanych projektów warunkowane jest zawarciem transakcji przednajmu powierzchni przez zainteresowanych najemców.

– Bydgoszcz to przede wszystkim miasto z wielkim potencjałem do rozwoju. Wraz z otaczającą aglomeracją umożliwia dostęp do blisko milionowej populacji, co w połączeniu z silnym zapleczem akademickim i przyjaznym klimatem do życia zapewnia dobrą perspektywę dla dalszego wzrostu sektora nowoczesnych usług dla biznesu. Od kilku lat zajmujemy czołowe pozycje w rankingach najlepszych miejsc na inwestycje. Bydgoszcz jest też doskonałym przykładem wschodzącego rynku biurowego w Polsce – mówi Edyta Wiwatowska Prezes Zarządu, Bydgoska Agencja Rozwoju Regionalnego.

Źródło: ABSL, Związek Liderów Sektora Usług Biznesowych.

Flex office – elastyczne biura podbijają rynek nieruchomości komercyjnych w segmencie biurowym

copernico-p_kICQCOM4s-unsplash
Flex office, czyli elastyczne biura, podbijają rynek nieruchomości komercyjnych w segmencie biurowym. Czy stanowią konkurencję dla tradycyjnych biur na wynajem? Nie zapowiada się, aby flexy miały zdominować rynek. Są jednak bardzo dobrą alternatywą dla przedsiębiorców, którzy dopiero rozwijają działalność, lub firm posiadających wielu pracowników rozsianych w różnych lokalizacjach.

Spis treści:
Rynek nieruchomości w segmencie biurowym przechodzi metamorfozę
Home office nie dla każdego
Flexy idealne dla osób pracujących hybrydowo
Czym są flex office?
Dla kogo biura flex są korzystne?
Rynek bogaty we flexy – na co mogą liczyć najemcy biur?
Flex office nowym trendem na rynku
Czy flexy zagrożą tradycyjnym biurom?

Rynek nieruchomości w segmencie biurowym przechodzi metamorfozę
Sektor biurowy w dalszym ciągu przechodzi metamorfozę. Nowe trendy pracownicze wciąż się jeszcze kształtują. Zapalnikiem do zmiany był niewątpliwie wybuch pandemii koronawirusa w kraju. Kiedy pracownicy zostali oddelegowani do wykonywania swoich obowiązków z domowego zacisza, szybko okazało się, że taka forma pracy jest dla wielu osób odpowiednia. Moza tu zarówno o pracownikach, jak również ich pracodawcach. Dla pracowników praca z domu okazała się być po prostu wygodna, a dla wielu przedsiębiorców oznaczała po prostu oszczędności. Brak konieczności utrzymywania stanowiska do pracy stacjonarnej oznaczał brak konieczności wynajmowania dużej powierzchni biurowej.

Home office nie dla każdego
O ile początkowo praca zdalna wydawała się większości osób idealnym rozwiązaniem, to niestety nie dla każdego. Wielu pracowników zaczęło wyrażać chęć powrotu do biura. Dla części osób praca w domu odbierała przyjemność ze spędzania czasu w domowym zaciszu po wypełnieniu obowiązków. Część pracowników nie posiadała zwyczajnie odpowiednich warunków, aby wypełniać obowiązki służbowe z domu. W przypadku jednych chodziło o brak odpowiedniego sprzętu biurowego, a innych – brak możliwości wydzielenia cichego miejsca do pracy. W przypadku takich osób korzystne okazało się skorzystanie z nowoczesnych rozwiązań biurowych oferujących elastyczne powierzchnie najmu.

Flexy idealne dla osób pracujących hybrydowo
O ile home office nie sprawdził się w przypadku wszystkich pracowników tak samo korzystnie, o tyle wiele osób zgłaszało chęć wykonywania obowiązków służbowych poza stacjonarnym biurem choćby częściowo. W efekcie na rynku pojawił się nowy trend pracy w systemie hybrydowym. Pracownicy część obowiązków wykonują w stacjonarnym biurze, a część zdalnie. Z rozwiązania takiego chętnie korzystają osoby, które ze względu za zajmowane stanowisko, muszą pojawiać się w biurze na spotkania biznesowe, jednak nie wszystkie ich obowiązki muszą być wykonywane w tym miejscu. Duże przedsiębiorstwa, które posiadają pracowników rozsianych po różnych lokalizacjach, zdecydowało się na wynajęcie powierzchni flex, aby zapewnić im komfortowe miejsce do pracy, z którego mogą korzystać w dowolnej chwili, według potrzeb. Co więcej, takie biura nie są sztywno przypisane konkretnym pracownikom firmy, więc z biurek do pracy może naprzemiennie korzystać kilka osób. To bardzo korzystne rozwiązanie, zarówno pod kątem finansowym dla pracodawcy, jak i elastyczności pracy – dla pracowników.

Czym są flex office?
Flex office, czyli elastyczne powierzchnie biurowe, wywodzą się z Ameryki, gdzie powstały w latach 90-tych XX wieku. Biura typu flex stanowią połączenie elastyczności i personalizacji miejsca do wykonywania obowiązków służbowych. Oznacza to, że o ile działają podobnie jak polskie co-workingi, to jednak uwzględniają konkretne wymagania danego przedsiębiorcy, których jest ich najemcą. Biura w formule flex office są najczęściej dostępne w dedykowanych temu rozwiązaniu budynkach biurowych. Często można je również wynająć w dużych centrach biznesowych, które nastawione są na posiadanie szerokiego rodzaju biur do wynajęcia.

Dla kogo biura flex są korzystne?
Biura typu flex office mogą stanowić bardzo korzystne rozwiązanie dla małych przedsiębiorców, którzy dopiero rozwijają swoje firmy i nie potrzebują dużych biur na długoletni wynajem. To takie bardzo korzystne rozwiązanie dla start-upów, które skupiają się na znalezieniu odpowiedniego modelu biznesowego by rentownie prowadzić działalność.

Rynek bogaty we flexy – na co mogą liczyć najemcy biur?
W segmencie biurowym na rynku nieruchomości komercyjnych w Polsce cały czas przybywa nowoczesnych powierzchni typu flex. Oferta flex office jest bogata zwłaszcza w największych miastach regionalnych w kraju oraz w stolicy.
Na co może liczyć przedsiębiorca, który chce wynająć elastyczne biuro? Oferty na rynku są bardzo różnorodne. Na najemców czekają pomieszczenia biurowe o bardzo różnorodnej powierzchni – od kilku, do kilkunastu metrów kwadratowych. Mogą oni przy tym zdecydować, czy chcą wynająć wyposażone biura, czy też posiadają swoje meble. Standardowo jednak najemcy chętnie korzystają z biur wyposażonych w biurko do pracy oraz podstawowe urządzenia biurowe jak drukarka czy skaner. Brak sali konferencyjnej w pomieszczeniu biurowym nie jest problemem. Biurowce, które oferują przestrzenie flex do wynajęcia, najczęściej są wyposażone w osobne sale konferencyjne, które można wynajmować na godziny. Dzięki temu najemcy mogą korzystać z nich wedle potrzeb i płacić jedynie za czas użytkowania. W sytuacji, kiedy nie potrzebują korzystania z sali konferencyjnej, odchodzi im koszt jej utrzymania, co jest bardzo wygodnym rozwiązaniem.
Umowy na wynajem powierzchni biurowych typu flex podpisywane są zazwyczaj na krótki czas, na przykład kilka miesięcy. Dzięki temu w sytuacji, kiedy zapotrzebowanie na przestrzeń się zwiększy lub zmniejszy, mogą oni podpisać nową umowę na wynajem odpowiedniej w danym momencie powierzchni biurowej.

Flex office nowym trendem na rynku
Pozycja elastycznych powierzchni biurowych na wynajem umocniła się w ostatnim czasie. Za sytuację tę niewątpliwie odpowiada pandemia koronawirusa, która zmieniła zwyczaje pracownicze w wielu przedsiębiorstwach. Powierzchni flex na wynajem przybywa. Ich rosnąca liczba dostrzegalna jest nie tylko w dużych aglomeracjach miejskich. Na wynajęcie elastycznej przestrzeni biurowej coraz częściej mogą liczyć również przedsiębiorcy z mniejszych miejscowości. Dzięki temu wachlarz wyboru biur flex do wynajęcia stale się zwiększa. Pozytywny odbiór ze strony przedsiębiorców został dostrzeżony przez biurowych deweloperów. Można się więc spodziewać, że w kolejnych latach w dalszym ciągu na rynku będzie przybywać elastycznych powierzchni biurowych do wynajęcia.

Czy flexy zagrożą tradycyjnym biurom?
Wielu ekspertów rynku zadaje sobie pytanie, czy biura typu flex stanowią konkurencję dla tradycyjnych biur i sprawią, że te drugie znikną z rynku? Z pewnością nie ma się co obawiać takiego scenariusza. Dla wielu przedsiębiorców w dalszym ciągu posiadanie własnej przestrzeni biurowej jest ważne. Dla części wynika to z profilu działalności firmy, dla części z wygody i poczucia większego komfortu.
Dla dużych korporacji rezygnacja ze stacjonarnego biura i wynajmowanie jedynie elastycznych powierzchni biurowych mogłaby się okazać nieopłacalnym rozwiązaniem. Im większa przestrzeń flex do wynajęcia, tym wyższe będą comiesięczne opłaty. Ponadto wiele firm w dalszym ciągu chętnie korzysta z przestrzeni coworkingowych i nie potrzebuje wynajmować dodatkowo biur flex.

Redakcja
Komercja24.pl

The Instant Group dokonała przeglądu rynku powierzchni elastycznych w Polsce

TIG Insights

The Instant Group to największa na świecie platforma skupiająca i dysponująca informacjami na temat powierzchni elastycznych. wedłur raportu ekspertów The Instant Group, polski rynek powierzchni flex przetrwał Covid-19, a zapotrzebowanie na tego typu powierzchnie wzrosło.

The Instant Group to największa na świecie platforma agregująca elastyczną przestrzeń biurową, śledząca ponad 33 000 elastycznych biur na całym globie. Dostęp do tak szerokich danych daje TGI unikalny obraz rynku coworkingu, biur serwisowanych i innych form elastycznej przestrzeni dedykowanej pracy.

Kluczowe informacje:

O 13% wzrosło zapotrzebowanie na powierzchnie elastyczne rok do roku.
Długość trwania kontraktów wzrosła o 31% w miarę dojrzewania rynku.
Średnia wielkość transakcji wzrosła o ponad 40% – sektor MŚP upatruje korzyści wynikających z możliwości dostosowania i doboru powierzchni do realizowanych projektów i aktualnych potrzeb, dla większych organizacji liczą się z kolei bardziej elastyczne formy najmu.

The Instant Group jako największa na świecie platforma agregująca elastyczną przestrzeń biurową, śledzi ponad 33 000 elastycznych biur na całym świecie. Dzięki temu TIG posiada unikalny obraz rynku coworkingu, biur serwisowanych i innych form elastycznej przestrzeni roboczej.

W ciągu ostatnich 3 lat polski rynek elastycznych przestrzeni pracy odnotował zarówno wysoki wzrost, a sama branża charakteryzuje się wysoką dojrzałością. Chociaż rynek przestrzeni elastycznych koncentruje się głownie wokół Warszawy, Krakowa czy Wrocławia, zauważalna jest ekspansja na inne polskie miasta – które to cieszą się zainteresowaniem zarówno ze strony wynajmujących, jak i międzynarodowych dostawców, czy też wielu lokalnych inwestorów.

Wydaje się, że wzrostowa trajektoria rynku pozostała stosunkowo nietknięta pomimo wpływu Covid-19, chociaż podobnie jak w większości krajów popyt przesunął się tymczasowo w kierunku rynków wtórnych i poza lokalizacjami w centrach miast.

Dane pozwalają mi śmiało przewidywać, że polski rynek elastycznych przestrzeni biurowych będzie się rozwijał w najbliższych miesiącach I latach, stając się siłą napędową krajowego rynku biurowego. Rosnące zainteresowanie ze strony firm średniej wielkości i korporacji, w połączeniu z rosnącą ilością wysokiej jakości powierzchni stworzyło prężny rynek z coraz większymi możliwościami wyboru dla klientów, którzy chcą uzyskać elastyczność w swojej przestrzeni do pracy.- John Duckworth – Executive Director EMEA – The Instant Group.
Po stosunkowo dobrych zeszłorocznych wynikach, prognozy The Instant Group wskazują, że oczekuje się wzrostu popytu o 13% w 2021 r., przy czym oczekuje się, że popyt ze strony małych i średnich przedsiębiorstw zwiększy popyt ze strony start-upów. Możemy spodziewać się zwiększonego zaangażowania właścicieli na rynku w ciągu najbliższych 12-18 miesięcy, co przyniesie klientowi większy wybór.

Podobnie jak w wielu innych sektorach biznesu, elastyczni dostawcy biur musieli zmierzyć się z dużą niepewnością. Jednak wszystkie lokalizacje, które znamy na polskim rynku, przetrwały niezakłócone pomimo wyzwań. To ważny komunikat, że elastyczni operatorzy biur zapewniają najwyższą jakość i ciągłość działania firm korzystających z tego typu przestrzeni do pracy. – Marek Ciunowicz – CEO – Corees Polska.

materiał prasowy

Grupa Raben rośnie we Wrocławiu i zajmuje biura elastyczne

CitySpace_04

Grupa Raben, międzynarodowy operator logistyczny, otworzyła drugą lokalizację we Wrocławiu. Nowy oddział mieści się w CitySpace Aquarius. Dołączenie firmy do CitySpace jest potwierdzeniem rosnącego zapotrzebowania na biura elastyczne.

CitySpace to ogólnopolski operator kompaktowych biur elastycznych. We Wrocławiu udostępnia je w dwóch budynkach: Aquarius Business House oraz Nobilis Business House. Pierwszą lokalizację upodobała sobie branża logistyczna, reprezentowana tamże przez trzy firmy. Od stycznia pracuje stamtąd także Grupa Raben – firma oferująca kompleksowe usługi TSL, która może pochwalić się 90-letnim stażem na rynku europejskim. – Historia tej firmy sięga pierwszej połowy dwudziestego wieku.

Raben posiada ponad 150 własnych oddziałów w 13 krajach Europy. Uruchomienie nowego w naszej przestrzeni jest dla nas dużym wyróżnieniem, a także potwierdzeniem dwóch rzeczy: wysokiego poziomu naszych usług oraz rosnącego zapotrzebowania na powierzchnie elastyczne – mówi Magdalena Śnieżek, Regional Director South Poland w CitySpace. Transakcję pomiędzy CitySpace a Raben koordynowała firma Cushman & Wakefield.
Ogromny rynek logistyczny
Grupa Raben zajmuje się m.in. logistyką kontraktową, transportem drogowym, w tym w temperaturze kontrolowanej, a także morskim i lotniczym. W Polsce ma 53 oddziały i zatrudnia ponad 5300 pracowników m.in. w okolicach Warszawy, Poznania, Gdyni. We Wrocławiu od dawna prowadzi centrum logistyczne przy ul. Bierutowskiej. Dlaczego to właśnie w tym mieście założyła kolejny oddział? – Zdecydowaliśmy się na Wrocław, ponieważ jest to jedno z najszybciej rozwijających się miast w Polsce, z dużym zapleczem studentów po kierunkach logistycznych i jednocześnie ogromny rynek TSL. Dzięki temu, mamy możliwość nie tylko współpracować z wysokiej klasy specjalistami z obszaru logistyki, ale i szersze perspektywy dotarcia do nowych klientów – odpowiada Klaudyna Polanowska-Skrzypek, PR Manager Grupy Raben.

Nowy oddział docelowo będzie składał się z ok. 20 osób. Do jego wyłącznej dyspozycji w CitySpace Aquarius została oddana w pełni wyposażona i umeblowana przestrzeń biurowa z dostępem przez całą dobę. – Zapewnione są nowoczesne rozwiązania w zakresie bezpieczeństwa pracy, monitoringu i kontroli dostępu. CitySpace jest idealną przestrzenią dla naszych nowych pracowników i dynamicznie rozwijającej się firmy – uzasadnia wybór Ilona Raben, Real Estate Director w Grupie Raben. Grupa Raben wybrała biura CitySpace także z powodu sali konferencyjnej na wyłączność oraz dostępu na życzenie do salek spotkań w części wspólnej. Mocnymi argumentami są standard budynku i jego lokalizacja z dobrym dojazdem różnymi środkami transportu: komunikacją miejską, samochodem i rowerem. Liczą się również dodatki. – Pracownicy mają możliwość korzystania z wyśmienicie zaopatrzonej kuchni, ze świeżo parzoną kawą, sokami, wodą, owocami i przekąskami, a w razie potrzeby mogą zawsze liczyć na wsparcie ze strony recepcji – chwali Ilona Raben.

Grupa Raben świadczy usługi logistyczne małym, średnim i dużym przedsiębiorstwom. W ubiegłym roku wśród najczęściej obsługiwanych branż znalazły się: żywność (30%), technologie konsumenckie (21%), automotive (17%), retail (12%) chemia (11%) oraz FMCG non-food (9%).

Z kolei CitySpace to marka należąca do grupy Echo Investment. Jest operatorem biur elastycznych we Wrocławiu, Warszawie, Katowicach, Krakowie i Gdańsku. W tych miastach ma łącznie 10 lokalizacji, ale jest w trakcie ekspansji. Do końca tego roku planuje otworzyć ok. 4500 mkw. nowej powierzchni, a liczbę stanowisk pracy zwiększyć o 750. W drugim kwartale 2021 uruchomi nowe centrum biurowe – w biurowcu Face2Face w Katowicach. Będzie to 2. lokalizacja w tym mieście i 11. w Polsce. Na drugą połowę roku planowane jest otwarcie nowego projektu we Wrocławiu. W dłuższej perspektywie CitySpace planuje wejście na zupełnie nowe rynki regionalne.
Każde centrum CitySpace to biura hybrydowe, na które składają się prywatne przestrzenie serwisowane, współdzielone przestrzenie coworkingowe i sale spotkań.

Źródło: CitySpace.

Przyszłość rynku elastycznych powierzchni biurowych

View More: http://lironerel.pass.us/dan
Mindspace, globalny operator butikowych, elastycznych powierzchni do pracy, wraz
z przedstawicielami firm doradczych JLL, Colliers International, CBRE, ShareSpace i Brookfield Partners przygotował eBook zawierający prognozy rozwoju sektora powierzchni biurowych typu flex w Polsce. Wszyscy eksperci są zgodni, że obecna sytuacja skłoniła wiele firm do przeanalizowania swoich długoterminowych zobowiązań względem wynajmu biur oraz przeprojektowania strategii dalszych działań.

Spis treści:
Przestrzeń typu flex – pewne rozwiązanie na niepewne czasy
Więcej elastycznych powierzchni w regionach
Konsolidacja
Umowy oparte na partnerstwie
Rok 2022 – czas stabilizacji

Przestrzeń typu flex – pewne rozwiązanie na niepewne czasy
Rok 2020 był trudnym okresem dla całej branży nieruchomości komercyjnych, w tym dla sektora biurowego i rozwiązań typu flex. Ze względu na elastyczność umów, operatorzy tego rodzaju przestrzeni już na początku pandemii koronawirusa zaczęli odnotowywać spadek obłożenia. Eksperci przewidują, że na skutek obecnego kryzysu, tendencja ta może utrzymać się również w 2021 roku, wzrośnie także liczba tzw. podnajmów. Z drugiej strony – operatorzy przestrzeni typu flex, w tym Mindspace, zaczęli odnotowywać wzrost zapytań dotyczących ich oferty. Ze względu na niepewne, trudne czasy, wiele firm zaczęło traktować elastyczne powierzchnie biurowe jako alternatywę dla swoich tradycyjnych biur. To rozwiązanie zyskało na popularności zarówno wśród dużych korporacji, jak i mniejszych firm. Zminimalizowanie kosztów prowadzenia działalności, brak długoterminowych zobowiązań oraz możliwość dostosowania wielkości biura do sytuacji na rynku skłoniło wiele przedsiębiorstw do przeniesienia części swoich oddziałów lub wręcz siedzib do przestrzeni typu flex.

Więcej elastycznych powierzchni w regionach
Alternatywy dla tradycyjnego wynajmu przestrzeni biurowych będą poszukiwały firmy z całej Polski – zwłaszcza te o niepewnych perspektywach rozwoju. Zdaniem ekspertów, w dłuższym okresie czasu spowoduje to zwiększenie zasobów elastycznej powierzchni biurowej nie tylko w Warszawie, ale i w mniejszych aglomeracjach – tym bardziej, że na skutek pandemii wiele firm rozważa również wynajem tzw. biur satelickich, zlokalizowanych na obrzeżach miast lub w zagłębiach mieszkaniowych. Strategia ta będzie miała na celu zapewnienie odpowiedniej infrastruktury dla pracowników preferujących pracę z domu, którzy w zależności od potrzeby, otrzymają jednocześnie możliwość korzystania z udogodnień biura firmy.

Konsolidacja
Z obserwacji ekspertów wynika, że własne rozwiązania typu flex planują lub zaczęły już wprowadzać firmy, które do tej pory oferowały zupełnie inny rodzaj najmu. Zwiększenie zasobów elastycznej powierzchni biurowej w Polsce może być przyczyną wielu nowych transakcji w tym sektorze. Eksperci spodziewają się, że następstwem pandemii koronawirusa będą między innymi fuzje i przejęcia – zwłaszcza na dojrzałych rynkach biurowych.

– W ciągu najbliższych 12-24 miesięcy spodziewamy się znaczącej konsolidacji w sektorze, w tym wielu fuzji i przejęć. Firmy o ugruntowanej pozycji na rynku, które zaspokajają potrzeby najemców korporacyjnych i które wygenerowały zyski oraz odnotowały wysokie wskaźniki obłożenia pomimo kryzysu, mają największe szanse na przetrwanie, a później – na objęcie przywództwa na rynku – mówi Dan Zakai, współzałożyciel i dyrektor generalny Mindspace.

Umowy oparte na partnerstwie
Kolejnym trendem na rynku elastycznych powierzchni biurowych, którego rozwój przyspieszyła pandemia koronawirusa jest wyraźne odejście od tradycyjnego modelu najmu na rzecz umów opartych na partnerstwie pomiędzy operatorem a właścicielem budynku. Zdaniem Dana Zakai, takie rozwiązanie pozwoli odnotowywać wynajmującym znacznie więcej korzyści, m.in. w zakresie generowania dodatkowych przychodów i większego wykorzystania swoich aktywów przy ponoszeniu mniejszego ryzyka i kosztów.

Rok 2022 – czas stabilizacji
Zdaniem ekspertów, skutki obecnego kryzysu będą odczuwalne jeszcze w pierwszej połowie nadchodzącego, 2021 roku. Spodziewają się, że znaczący wzrost popytu na powierzchnie biurowe typu flex nastąpi w 2022 roku – zwłaszcza wśród firm z sektora MŚP i dużych korporacji.

To tylko kilka z wielu wniosków dotyczących rozwoju sektora elastycznych powierzchni biurowych w Polsce. Pełne opracowanie, zawierające szczegółowe prognozy, dostępne jest w eBooku.

eBook powstał we współpracy Mindspace z Adamem Lisem z JLL, Renatą Hartle oraz Thomasem Jodarem z Colliers International, Konradem Szarugą z CBRE, Robertem Chmielewskim, reprezentującym ShareSpace oraz Filipem Sarzyńskim, przedstawicielem Brookfield Partners.
Źródło: Mindspace.

Biura na wynajem – elastyczne przestrzenie biurowe zyskują coraz większe zainteresowanie

austin-li-201808-unsplash
Elastyczne przestrzenie biurowe zyskują coraz większe zainteresowanie wśród najemców. Wybuch pandemii, wprowadzenie lockdownu i zmiana sposobu pracy sprawiły, że przedsiębiorcy modyfikują swoje oczekiwania względem wynajmowanych przez siebie powierzchni biurowych. Biura typu flex są odpowiedzią na zmieniające się zapotrzebowanie na przestrzenie biurowe wśród najemców.

Spis treści:
Pandemia koronawirusa wpłynęła na polski sektor biurowy
Biura flex w modzie – elastyczne przestrzenie biurowe odpowiedzią na zmieniające się oczekiwania najemców
Biura flex – gdzie je znaleźć?
Elastyczne powierzchnie biurowe przyszłością sektora?

Jak wynika z najnowszego raportu JLL i Skanska „FLEXcellent Working”, od 2014 roku średnioroczne tempo wzrostu w sektorze elastycznych przestrzeni do pracy wynosiło 25% w skali globalnej i w wielu miastach jest on dziś jednym z kluczowym komponentów rynku biurowego. Eksperci zauważyli, że pod koniec 2019 roku aktywność operatorów wynajmujących powierzchnię biurową zaczęła spowalniać. Tendencję tę nasilił wybuch pandemii koronawirusa w naszym kraju. Mimo wszystko eksperci firm JLL i Skanska szacują, że zainteresowanie elastycznymi rozwiązaniami biurowymi będzie wzrastać.

Pandemia koronawirusa wpłynęła na polski sektor biurowy
Wybuch pandemii koronawirusa odbił się na gospodarce w naszym kraju. Wprowadzenie lockdownu spowodowało, że wiele osób zaczęło wykonywać swoją pracę z domu. Szybko okazało się, że w wielu firmach home office sprawdza się na tyle dobrze, że nawet po zakończeniu okresu lockdownu, część pracowników w dalszym ciągu wykonuje swoje obowiązki służbowe zdalnie z domu.

Biura flex w modzie – elastyczne przestrzenie biurowe odpowiedzią na zmieniające się oczekiwania najemców
Powierzchnie typu flex, czyli elastyczne powierzchnie biurowe, stają się coraz bardziej atrakcyjną  alternatywą dla tradycyjnych biur. Są doceniane przez przedsiębiorców za możliwość ekspansji w przyszłości, modyfikację zajmowanej powierzchni, możliwość najmu krótkoterminowego czy powiększenia lub zwiększenia najmowanej przestrzeni w krótkim czasie. W efekcie przedsiębiorcy mają możliwość minimalizacji ponoszonych co miesiąc kosztów wynajmu powierzchni biurowej.
W dobie pandemii koronawirusa, kiedy sytuacja na rynku jest niepewna a warunki pracy mogą się szybko zmienić, przedsiębiorcy doceniają przestrzenie biurowe, które są elastyczne i które będą mogli dopasować do bieżących potrzeb. Przestrzenie biurowe typu flex zapewniają różnorodność wyboru i adaptacji wynajmowanej przestrzeni, dzięki czemu stanowią doskonałą podstawę do budowania własnego biura, dając równocześnie możliwość minimalizacji kosztów jego utrzymania.  Elastyczne przestrzenie biurowe to bardzo korzystne rozwiązanie zwłaszcza dla firm, których część pracowników jest mobilna lub pracuje hybrydowo, tj. częściowo w biurze, a częściowo zdalnie na zasadach home office.

Jak zauważył Mateusz Polkowski, Dyrektor Działu Badań Rynku i Doradztwa, JLL: „Sektor elastycznych przestrzeni do pracy jest niezwykle zróżnicowany, bo napędzany zarówno przez lokalnych operatorów działających na poszczególnych rynkach, jak i przez duże międzynarodowe marki, które kontynuują swoją ekspansję. Już dziś widzimy również rosnącą aktywność ze strony deweloperów  i właścicieli budynków biurowych, którzy tworzą swoje autorskie platformy flex”.

Elastyczne powierzchnie biurowe cieszą się obecnie rosnącą popularnością, gdyż wielu przedsiębiorców stawia na model, gdzie część biura stanowi przestrzeń coworkingową dostępną dla wielu pracowników, a część przeznaczona jest na prywatne gabinety biurowe. Co więcej, firmy mogą dopasowywać do swoich bieżących potrzeb wielość wynajmowanej przestrzeni biurowej, co jest bardzo korzystnym rozwiązaniem finansowym.
Obserwując bieżącą sytuację na rynku, można się spodziewać, że popularność elastycznych powierzchni biurowych w formule flex będzie stale wzrastać. Zainteresowanie tego typu biurami napędza panująca nie tylko w kraju, ale na całym świecie pandemia COVID-19, która powoduje wprowadzanie szeregu obostrzeń. Sytuacja gospodarcza jest niepewna, przez co także przedsiębiorcy wolą zachować ostrożność i starają się być przygotowani na konieczność dopasowywania swoich przestrzeni biurowych, aby zarówno zapewnić swoim pracownikom miejsce do pracy, jak i minimalizować koszty związane z wynajmem biur.

Biura flex – gdzie je znaleźć?
Zdecydowanym liderem pod kątem ilości elastycznej powierzchni biurowej w Polsce jest Warszawa. To tutaj znajduje się ponad 70% flexów. Niemniej elastycznych biur stale przybywa również poza stolicą kraju. Najczęściej powstają one w dużych miastach regionalnych, takich jak Kraków czy Wrocław. Segment biurowy rozwija się także dynamicznie w Trójmieście.
Pewnym jest, że stale rosnąca liczba flexów stanowi odpowiedź na rosnące zapotrzebowanie na tego typu powierzchnie biurowe. Powierzchnie oddawane do użytku szybko znajdują swoich najemców, co skłania deweloperów do inwestowania w kolejne projekty biur typu flex.

Elastyczne powierzchnie biurowe przyszłością sektora?
Rosnące zainteresowanie powierzchniami biurowymi typu flex jest oczywiście zauważalne. Niemniej nie oznacza to wcale, że flexy zdominują sektor biurowy. Wielu przedsiębiorców w dalszym ciągu ceni sobie klasyczne biura, nie rezygnując z ich wynajmu. Przedsiębiorcy, którzy często adaptują na swoje potrzeby całe biurowce, doceniają taką formę wynajmu. Zapewnia ona stabilność i świadczy o marce oraz jej pozycji na rynku. Co więcej, duże przedsiębiorstwa, które mają mocno rozbudowane poszczególne działy pracownicze i zatrudniają specjalistów, nie chcą często modyfikować ich standardów pracy. Nie każdy bowiem może lub chce wykonywać pracę we własnym domu. Dla wielu osób rozwiązanie takie nie jest komfortowe i zdecydowanie wolą one oddać się obowiązkom służbowym w przeznaczonym do tego miejscu. Ponadto pracownicy niekiedy nie mają możliwości skorzystania w domu z drukarki czy skanera. Dodatkowo, jeśli w firmie praca działu opiera się na wzajemnej współpracy, to grupie pracowników pracujących na zasadach home office ciężko byłoby się ze sobą komunikować, co mogłoby niekorzystnie przełożyć się na ich efektywność w pracy. Dla takich osób bardzo ważne jest zatem stabilne miejsce pracy z wydzieloną przestrzenią dedykowaną ich działowi.
O ile więc przestrzenie biurowe typu flex mają swoje zalety, to zdecydowanie nie sprawdza się one we wszystkich firmach. Rozwijające się firmy, start-upy, czy małe oddziały dużych przedsiębiorstw chętnie korzystają z biur w formule flex. Natomiast przedsiębiorstwa, dla których pozycja i stabilność marki a także procedury wewnątrz pracownicze oraz poufność informacji są istotne, zdecydowanie częściej decydują się na pozostanie w dotychczasowych, klasycznych biurach.

Sytuacja gospodarcza w kraju jest obecnie niestabilna. Wielu przedsiębiorców stoi na rozdrożu i musi podjąć konkretne decyzje odnośnie formuły, w jakiej będzie funkcjonowało ich przedsiębiorstwo. Coraz częściej biorą oni pod uwagę modyfikację wynajmowanej powierzchni biurowej, co pozwoli na zachowanie płynności finansowej i równocześnie zapewni miejsce do pracy osobom zatrudnionym w firmie. Można więc założyć, że w przyszłym roku zainteresowanie elastycznymi przestrzeniami biurowymi na wynajem będzie sukcesywnie wzrastać.

Redakcja
Komercja24.pl

JLL i Skanska publikują raport dotyczący elastycznych przestrzeni do pracy w regionie CEE

Adam_Lis

Od 2014, średnioroczne tempo wzrostu w sektorze elastycznych przestrzeni do pracy wynosiło 25% w skali globalnej i w wielu miastach jest on dziś jednym z kluczowym komponentów rynku biurowego. Mimo to, z końcem 2019 roku aktywność operatorów wynajmujących powierzchnię biurową zaczęła spowalniać, a wraz z nasilającą się pandemią, tendencja ta utrzymała się. Jednak, jak wynika z najnowszego raportu JLL i Skanska „FLEXcellent Working”, zainteresowanie elastycznymi rozwiązaniami biurowymi będzie rosło, a sektor będzie zyskiwał na znaczeniu.

Spis treści:
Od hackerspaces do ugruntowanego modelu biznesowego – czyli czym tak naprawdę są flexy?
Rosnąca popularność rozwiązań flex znalazła również odzwierciedlenie w tradycyjnym biznesie deweloperskim.
Polska – największe zagłębie elastycznych biur w CEE
Duże firmy idą we flexy

„Bez wątpienia niepewność związana z wybuchem pandemii wpływa także na segment elastycznych przestrzeni do pracy. Natomiast mimo ograniczonego w tym roku wzrostu sektora flex, popyt na takie powierzchnie pozostanie wysoki. Przewidujemy, że do 2030 r. biura elastyczne będą stanowiły ok. 30% portfela nieruchomości komercyjnych dużych firm. Elastyczność jest postrzegana jako fundamentalny aspekt zwinnego modelu pracy i dlatego powinniśmy traktować ją jako nieodłączny element przyszłości nieruchomości komercyjnych”, komentuje Adam Lis, Doradca ds. Elastycznych Rozwiązań Biurowych, JLL.

Od hackerspaces do ugruntowanego modelu biznesowego – czyli czym tak naprawdę są flexy?

Początków biur elastycznych należy szukać już we wczesnych latach osiemdziesiątych, kiedy to na świecie zaczęły pojawiać się biura serwisowane. Kolejnym ważnym momentem był koniec lat 90. i pierwsze tzw. hackerspaces – miejsca w których ludzie mogli nie tylko razem pracować, ale co ważniejsze – mieli też dostęp do internetu. Do prowadzenia biznesu wystarczał zatem jedynie laptop i Wi-Fi. W odpowiedzi na ten trend hackerspaces zaczęły przekształcać się w centra coworkingowe, w których można było pracować bez konieczności wynajmowania tradycyjnej powierzchni biurowej, a jednocześnie korzystać z internetu i całego zaplecza biurowego.

„Aktualnie na rynku funkcjonuje bardzo szeroka grupa najemców – od dużych korporacji, przez firmy z sektora MŚP, start-upy, po niezależnych profesjonalistów i freelancerów. W odpowiedzi na tak różnorodne potrzeby powstały biura hybrydowe, łączące funkcje przestrzeni serwisowanych i coworkingów, które obejmują zarówno prywatne biura, jak i indywidualne stanowiska do pracy w formacie open space. Obecnie są one najpopularniejszym konceptem w ramach tzw. flexów”, dodaje Adam Lis, JLL.

Biura flex są na tyle atrakcyjnym kawałkiem tortu, że na scenę coworkingów chcą wejść również gracze spoza rynku biurowego. Widać to zwłaszcza w Stanach Zjednoczonych. W Nowym Jorku powstało na przykład szesnaście lokalizacji KettleSpace, konceptu adaptującego restauracje na potrzeby biur coworkingowych. Inną alternatywą dla operatorów flex są centra handlowe oraz hotele. Lifestylowe koncepty, takie jak wiedeński Schani czy amsterdamski The Student Hotel, oferują swoim gościom strefy do pracy, przypominające najwyższej klasy przestrzenie oferowane przez wiodące marki flex. Inne sieci hotelowe z kolei wchodzą we współpracę z operatorami biur elastycznych. Na przykład AccorHotels i WOJO otworzyły wspólnie już dwanaście tego typu przestrzeni, a do 2022 roku planują mieć w całej Europie aż 50 lokalizacji.

Rosnąca popularność rozwiązań flex znalazła również odzwierciedlenie w tradycyjnym biznesie deweloperskim.

„Aby uzupełnić ofertę biurowców o elastyczne rozwiązania coraz więcej deweloperów tworzy własne powierzchnie i koncepty elastyczne albo inwestuje w ten biznes, kupując konkretne marki operatorów biur elastycznych. Skanska jako pierwsza na rynku wykonała taki ruch przejmując Business Link trzy lata temu. Dziś widzimy, że flexy idealnie wkomponowały się w tradycyjną przestrzeń biurową. Najemcy coraz częściej wykorzystują przestrzeń flex do swoich krótkoterminowych celów”, mówi Arkadiusz Rudzki, Wiceprezes ds. Wynajmu i Sprzedaży w regionie CEE w spółce biurowej Skanska.

Polska – największe zagłębie elastycznych biur w CEE

Warszawa jest dwunastą co do wielkości, jeśli chodzi o segment flexów, lokalizacją w Europie i największym rynkiem w Polsce. W stolicy znajduje się 66% polskich zasobów elastycznych przestrzeni do pracy. W całym kraju podaż takich powierzchni biurowych wzrosła od 2015 roku prawie sześciokrotnie.

Obecnie warszawskie biura flex oferują niemal 24 000 stanowisk pracy, a ok. 1000 nowych zostało już zabezpieczonych i ma zostać dodanych do oferty w przyszłym roku.

„Po fenomenalnych wynikach notowanych w 2018 roku, kiedy to elastyczne rozwiązania były głównym tematem dyskusji na warszawskim rynku biurowym, a kontrakty podpisane przez operatorów flex stanowiły ponad 20% aktywności najemców w strefach centralnych, 2019 rok oraz trzy kwartały roku 2020 przyniosły lekkie spowolnienie aktywności najemców tego sektora. Powodem była nie tylko niższa liczba nowych inwestycji biurowych, w których możliwe było wynajęcie powierzchni przez operatorów, ale także nadpodaż elastycznej powierzchni, która prowadziła do większej konkurencji w tym segmencie rynku”, dodaje Hanna Dąbrowska, Analityk Rynku, JLL.

Na koniec trzeciego kwartału tego roku największe rynki biurowe w Polsce (Warszawa, Kraków, Wrocław, Trójmiasto, Katowice, Poznań i Łódź) oferowały łącznie ponad 270 000 mkw. w ramach przestrzeni flex. Najpopularniejszymi lokalizacjami – poza stolicą – były przy tym Kraków i Wrocław. Ponadto, polski rynek jest wiodącą destynacją dla flexów w regionie Europy Środkowo-Wschodniej. Dla przykładu, oferta Warszawy, której zasoby przekraczają już 178 000 mkw. elastycznej powierzchni do pracy, jest ponad dwukrotnie większa niż ta w Pradze i Budapeszcie, gdzie najemcy mają do dyspozycji po 77 000 mkw., oraz trzykrotnie większa niż w Bukareszcie (ponad 60 000 mkw.).

„Mimo, że Warszawa jest biznesowym centrum kraju, to również w innych polskich miastach możemy zaobserwować rozwój elastycznych powierzchni biurowych. Liczba stołecznych, dużych biurowców bez oferty operatora flex, jako jednego z najemców, jest ograniczona. Coraz więcej marek zaczyna dostrzegać potencjał rozwijania swojej działalności również poza Warszawą. Choć sytuacja na rynku flex jest obecnie dość trudna, w przyszłości elastyczność nabierze jeszcze większego znaczenia, jako że najemcy będą poszukiwać krótszych i bardziej dostosowanych pod siebie umów najmu”, dodaje Arkadiusz Rudzki, Skanska.

Największa część podaży biur flex w Polsce jest zlokalizowana w centrach obsługiwanych przez IWG (pod markami Regus i Spaces, 20% łącznych zasobów), WeWork (12%), New Work (8%), Business Link, ChilliSpaces (dawniej Rise) i CitySpace (po 6%).

Duże firmy idą we flexy

Ewolucję oferty biur elastycznych, tak aby trafiały one w potrzeby korporacji, można analizować na dwa sposoby. Przede wszystkim istota tego typu umów najmu doskonale wpisuje się w zmieniające się wymagania biznesowe najemców (również tych dużych), którzy zwłaszcza teraz poszukują krótszych i bardziej elastycznych zobowiązań. Po drugie, operatorzy flex zaczęli projektować swoje przestrzenie tak, aby lepiej trafiały w specyfikę pracy klientów korporacyjnych. Układy powierzchni obejmują zatem większe biura, rozwiązania informatyczne i systemy bezpieczeństwa są bardziej zaawansowane, a umowy podlegają dodatkowym negocjacjom. Na rynku biurowym można również zaobserwować rosnące zainteresowanie „najmem hybrydowym” – kiedy najemca posiadający tradycyjne biuro, decyduje się (np. w momencie ekspansji) skorzystać również z oferty operatora flex, mającego swoją lokalizację w tym samym budynku lub w jego pobliżu.

„W tej sytuacji największą korzyścią jest prostota i natychmiastowa gotowość operatora flex na przyjęcie nowego najemcy. Firmy mogą szybko podpisywać uproszczone umowy, wprowadzać się nawet tego samego dnia i od razu rozpoczynać pracę. Do klientów korporacyjnych adresujemy rozwiązania rotacyjne, dające maksymalną elastyczność wykorzystania przestrzeni”, mówi Maciej K. Król, p.o. dyrektora zarządzającego Business Link.

Szereg wartości dodanych, jakie oferują operatorzy flex, także w czasach tzw. „nowej normalności”, sprawią, że tego typu biura będą jeszcze bardziej popularne.

„To oczywiste, że rola biura uległa zmianie z powodu pandemii. Najemcy zainteresowani są różnorodnymi formami najmu hybrydowego i szeroko rozumianą elastycznością, która jest dla nich w obecnej sytuacji kluczowa. Nie ulega jednak wątpliwości, że biuro było, jest i będzie potrzebne. Stanowi ono niezbędną przestrzeń do budowania ducha zespołu, kreatywnej współpracy, a także odpowiada za tworzenie kultury organizacyjnej. Połączenie tradycyjnych biur z przestrzeniami typu flex może być dla firm bardzo efektywnym rozwiązaniem. Z biegiem czasu będziemy także zauważać rosnącą popularność trendu hospitality management. Oznacza to, że biura będą przejmować coraz więcej funkcji, które dotychczas zarezerwowane były wyłącznie dla branży hotelarskiej. Podsumowując, wyraźnie widać, że elastyczność dostawców usług biurowych ma duże znaczenie, a technologia przyczyni się do jej zwiększenia”, podsumowuje Arkadiusz Rudzki, Skanska.

Źródło: JLL i Skanska.

Pierwsze biura flex w Bydgoszczy

fd295e1941b68c6475e9fc53d82a54d4
Chillispaces.com, jeden z liderów rynku flex office w Polsce, zainwestuje w Bydgoszczy. Już pod koniec I kwartału 2021 firma udostępni najemcom elastyczne biura, zlokalizowane w nowym biurowcu Preludium. To pierwsza inwestycja typu flex office w mieście.

W designerskiej przestrzeni na 1500 mkw. znajdzie się m.in. 267 stanowisk pracy, 14 sal konferencyjnych, strefa chillout i bar. Inwestycja w Bydgoszczy to kolejny ważny krok Chillispaces.com na ścieżce rozwoju biznesu.

Chillispaces.com to sieć biur elastycznych licząca obecnie 8 lokalizacji w Krakowie i Łodzi o łącznej powierzchni ponad 16 000 mkw., mieszczących ponad 2200 stanowisk pracy.

Bydgoszcz sukcesywnie umacnia wizerunek jednej z najlepszych lokalizacji pod inwestycje m.in. z zakresu IT i usług biznesowych. Jednocześnie rosnąca baza biurowa oparta jest głównie na obiektach oferujących tradycyjne, „sztywne” i długoterminowe umowy najmu. W obliczu rewolucji zachodzącej obecnie na rynku stwarza to istotną lukę i problemy dla firm, które chcą bardziej zwinnie i elastycznie reagować na kształt swoich biur w Bydgoszczy. To ważne szczególnie w obliczu pandemii i rosnącej roli pracy hybrydowej, łączącej wykonywanie obowiązków z siedziby i z domu, powodującej zmniejszający się popyt na tradycyjne biura. Dlatego wybraliśmy Bydgoszcz na trzecie miasto, w którym pojawi się Chillispaces.com – komentuje Robert Jarząbek, współwłaściciel Chillispaces.com.

mat.pras.

Elastyczne biura znów na topie

????????????????????????????????????

Wraz z rozpowszechnieniem się elastycznego modelu pracy zyskaliśmy pewność, że biura pozostaną niezbędnym elementem dla funkcjonowania firm. Transformacja oczekiwań pracowników, co do sposobu wykonywania pracy, wpłynie jedynie na zmianę ich funkcji 

Spis treści:
Optymalne ceny
Warszawa z największą elastyczną ofertą

Ogłoszenie pandemii stało się jednym z punktów zwrotnych dla sektora biurowego. Na początku tego roku rynek elastycznych powierzchni biurowych przeżywał inwestycyjny boom. We wszystkich, dużych ośrodkach biznesowych w kraju zasoby powierzchni coworkingowych i biur serwisowanych szybko rosły. Za wzrostem podaży szło coraz większe zapotrzebowanie na tego typu przestrzeń do pracy. Po marcowym przełomie wszystko się zmieniło. W obecnej rzeczywistości elastyczne biura mają jednak szansę wrócić na ścieżkę wzrostu. Oferują bowiem gotową, dobrze wyposażoną powierzchnię w atrakcyjnym środowisku pracy, a do tego bardzo wygodne warunki najmu i niewygórowane ceny.

– Prawie połowa firm, które myślą o zmianie strategii wobec miejsca pracy rozważa  wykorzystanie dostępnej na rynku oferty biur serwisowanych i centrów coworkingowych. Elastyczne przestrzenie biurowe są coraz bardziej dostosowane, zarówno do nowych wymagań najemców, jak i rosnących wymogów sanitarnych. Klienci poszukują takich rozwiązań, szczególnie jeśli mają na uwadze czas obowiązywania umowy najmu albo możliwości, jakie niosą w przypadku konieczności szybkiej ekspansji czy redukcji powierzchni biurowej. Miejsca pracy w niektórych elastycznych przestrzeniach biurowych można wynająć na bardzo krótki okres, nawet jednego miesiąca, a w niektórych obiektach istnieje możliwość wynajęcia ich na dni czy godziny – mówi Krzysztof Foks, Analyst w Walter Herz.

Optymalne ceny 

Plusem elastycznych powierzchni jest na pewno prosta forma rozliczenia kosztów. Zamiast opłacać czynsz, regulować opłaty eksploatacyjne oraz rozliczać się za media, jak w przypadku regularnego najmu, najemca płaci tylko jedną, stałą kwotę na rzecz wynajmującego. W tej cenie zawarte są wszystkie podstawowe opłaty, a często obejmuje ona również dostęp do sal konferencyjnych.

Przyczyn powodzenia, jakim na powrót cieszą się coworkingi i biura serwisowane upatrywać można również w chęci optymalizacji kosztów, co wiąże się z szybkim przechodzeniem firm na pracę zdalną, najczęściej w modelu hybrydowym. W związku z popularnością elastycznych biur firma Walter Herz uruchomiła dedykowaną im wyszukiwarkę z ofertami z całej Polski. – Duże zainteresowanie budzą przede wszystkim biura serwisowane w układzie gabinetowym, przeznaczone dla kilku osób i powierzchnie coworkingowe ze specjalnie wydzielonymi unitami dla poszczególnych najemców. Oferowane formy najmu różnią się kosztami. Cena wynajęcia biurka rotacyjnego, tzw. HotDesk w zależności od lokalizacji waha się między 300 zł a 900 zł za miesiąc. Miesięcy koszt stałego miejsca pracy kształtuje się w przedziale od 400 zł do 1300 zł. Prywatne biuro, które jest najbardziej zbliżone do wynajmu w tradycyjnej przestrzeni biurowej kosztuje zwykle od 600 zł do 1800 zł za stanowisko za miesiąc – informuje Krzysztof Foks.

Nowa sytuacja na rynku skłania firmy do stosowania modelu hybrydowego, który skupia się na połączeniu długoterminowych umów najmu powierzchni z krótkoterminowym wynajmem przestrzeni coworkingowej, co pozwala zaoferować pracownikom możliwość pracy zdalnej nie tylko z domu. Elastyczne biura stają się coraz bardziej pożądanym rozwiązaniem rynkowym, w miarę jak wrasta liczba freelancerów i osób, które nie chcą dojeżdżać do siedziby firmy i nie mogą stale pracować w domu. Od marca br. pracodawcy tworzą i rozwijają siatki umożliwiające wykonywanie pracy w różnych miejscach. To sprawia, że wzrasta zapotrzebowanie na elastyczną i łatwo dostępną przestrzeń biurową.

Warszawa z największą elastyczną ofertą  

Jak wynika z danych zawartych w raporcie – Coworking i powierzchnie serwisowane w Polsce 2020 opracowanym przez Walter Herz, największą ilością elastycznych przestrzeni do pracy dysponuje Warszawa, w której jest blisko 2/3 krajowych zasobów tego rodzaju powierzchni. Największym powodzeniem firm poszukujących takich biur w stolicy cieszą się lokalizacje centralne oraz Mokotów. Na ich obszarze skupionych jest blisko 75 proc. warszawskich centrów coworkingowych. Kolejne miejsce po Warszawie na mapie podaży elastycznych przestrzeni biurowych w Polsce z 13 procentowym odsetkiem krajowej oferty zajmuje Kraków. Za nim plasuje się Wrocław (7 proc.), Poznań (3 proc.) i Trójmiasto (3 proc.).

Biura serwisowane i centra coworkingowe oferują kilka form najmu przestrzeni. Najtańszą opcją jest HotDesk, kiedy najemca zyskuje dostęp do przestrzeni biurowej, w której może zająć dowolne, wolne miejsce rotacyjne. Kolejna opcja to dedykowane biurko, kiedy najemca dostaje wyznaczone, stałe miejsce w przestrzeni open space lub w gabinecie. Do wyboru jest także prywatne biuro w gabinecie dedykowanym tylko jednemu najemcy.

W cenie najmu elastycznej powierzchni zawarte jest wiele udogodnień dla użytkowników, które w przypadku standardowego najmu pracodawca musiałby sam zorganizować. Chodzi m.in. o dostęp do części wspólnych, takich jak kuchnia i strefy wypoczynku. Użytkownicy mogą korzystać z Wi-Fi oraz podstawowych sprzętów biurowych typu skaner i drukarka, a także kawy, herbaty i wody. Mają również zapewnioną obsługę recepcji czy dostęp do zamykanych szafek i budek telefonicznych. Za dodatkową opłatą oferowana jest zaś zwykle obsługa korespondencji, wirtualny adres, obsługa księgowa, prawna i doradcza.

 

Źródło: Walter Herz.

Trend emergency office – w jaki sposób biura mogą reagować na kryzys?

piotr augustynPo miesiącach zawieszenia firmy ponownie otwierają swoje siedziby. Według badań Grafton Recruitment i CBRE aż 9 na 10 przedsiębiorstw pracujących zdalnie od pojawienia się COVID-19 planowało przynajmniej częściowy powrót do biur po wakacjach. Jednocześnie jednak ich modele pracy się redefiniują, a jednym z priorytetów jest bezpieczeństwo oraz zachowanie ciągłości działań. Jak zauważają eksperci Chillispaces.com, w nowych okolicznościach na znaczeniu będzie zyskiwał trend emergency office – „ratunkowych” elastycznych biur, stanowiących błyskawiczne zabezpieczenie dla firm w nagłych wypadkach.

O czym piszemy?

  • Od ponad 50 do 90% firm planuje powroty do biur po wakacjach.
  • Priorytetem przy powrotach jest bezpieczeństwo i zachowanie ciągłości operacji.
  • Tzw. biura zapasowe budzą rosnące zainteresowanie najemców.
  • Emergency office to zjawisko dopasowane do specyfiki modelu flex office.
  • Biura zapasowe popularne są m.in. wśród firm IT, e-commerce i instytucji finansowych.

Biuro reagujące na kryzys

W ostatnim czasie na znaczeniu przybiera pojęcie elastycznego środowiska pracy. Według badania JLL „When home is the new office” 42% respondentów przed wybuchem COVID-19 albo w ogóle nie korzystało z home office, albo pracowało z domu zaledwie jeden dzień w miesiącu. Tymczasem zyskujący na znaczeniu hybrydowy model wykonywania obowiązków skłania firmy do opracowania nowych schematów działania. Jednym z kluczowych czynników jest przewidywanie zagrożeń i posiadanie gotowego do bezzwłocznego wdrożenia scenariusza działania.
W przypadku pojawienia się ogniska koronawirusa w firmie lub innego zdarzenia losowego jak pożar, zalanie bądź awaria zasilania fundamentalna jest możliwość szybkiej relokacji do zapasowych biur. Takie biuro powinno gwarantować natychmiastowy dostęp do sprzętu, infrastruktury IT oraz linii telefonicznej. Operatorzy elastycznych powierzchni serwisowanych obserwują coraz większe zainteresowanie tą formą usług. Jak zauważa Piotr Augustyn, Współwłaściciel Chillispaces.com – jednej z czołowych sieci flex office w Polsce – firma dostaje coraz więcej zapytań dotyczących możliwości wynajmu „zapasowych” przestrzeni od marek, które przed pandemią skupiały się na tradycyjnym wynajmie biur.

Ostatnie miesiące były sprawdzianem dla przedsiębiorstw. Kryzys zweryfikował przygotowanie technologiczne wielu podmiotów i zaburzył procesy biznesowe. Dziś zachowanie ciągłości działań jest kluczowe, nikt nie chce powtórzyć scenariusza z marca. Jednym ze sposobów na to jest zadbanie o zastępczą przestrzeń do pracy, dostępną w ciągu zaledwie kilku godzin. Model emergency office zyskuje na popularności między innymi wśród firm IT i instytucji świadczących usługi finansowe, a także branży e-commerce. Jego bezwzględną zaletą jest możliwość przeniesienia strategicznych pracowników do innego biura oferującego kompletne zaplecze infrastrukturalne i teleinformatyczne

– mówi Piotr Augustyn, Współwłaściciel Chillispaces.com i Rise.pl.

paugustyn.jpg

Zwinniejszy model zyskuje na znaczeniu

Możliwość zachowania zwinności w przydzielaniu powierzchni biurowej i doborze warunków najmu do faktycznych oczekiwań najemców charakteryzuje rynek flex office. Pandemia przyspiesza rozwój tego atrakcyjnego modelu najmu, dynamicznie rosnącego od kilku lat. Według raportu firmy JLL, w latach 2014-2019 rynek flex office na świecie urósł o 25%. Jak dodają badacze, elastyczne modele najmu mają do 2030 roku objąć aż 30% przestrzeni biurowej na świecie. To właśnie w przestrzeniach flex office tego typu firmy najczęściej szukają zapasowych biur. Emergency office stanowią zazwyczaj wydzielone przestrzenie w obiektach serwisowanych, spełniające wszelkie normy bezpieczeństwa. Oferują także całodobową obsługę operatorską. Dzięki temu firmy równolegle i bez zakłóceń mogą prowadzić działania biznesowe i usuwać skutki katastrof.

Należy pamiętać, że w przeszłości mieliśmy do czynienia z różnego rodzaju kryzysami, zapewne czekają nas także kolejne nieoczekiwane wyzwania. To, w jaki sposób stawimy im czoła przełoży się na kondycję biznesu w ujęciu długoterminowym. Usługa biura zapasowego daje bufor bezpieczeństwa, przy jednoczesnej optymalizacji kosztów. Klient nie płaci za utrzymanie własnej przestrzeni emergency office, specjalistów z zakresu IT czy sprzęt komputerowy. Co więcej, ten rodzaj oferty dostępny jest w opcji „na żądanie” i zapewnia wsparcie office managera, stabilne łącze internetowe oraz helpdesk IT. Tym samym pozwala wznowić działalność firmy w ciągu kilku godzin i uniknąć szkód zarówno finansowych, jak i wizerunkowych

– wyjaśnia Robert Jarząbek, Współwłaściciel Chillispaces.com i Rise.pl.

rj_foto.jpg

Powrót do nowej rzeczywistości

Rozwój sektora emergency office wiąże się także z pojęciem odpowiedzialności. Według analizy Deloitte „Workforce Strategies for Post-COVID Recovery” w wyniku pandemii COVID-19 aż 2,7 miliarda ludzi, czyli ponad czterech na pięciu pracowników na świecie, zostało dotkniętych lockdownem i zamknięciem w domu. Część z nich właśnie wraca do biur. Patrząc na polskie warunki, 32% przedsiębiorstw powróciło do stacjonarnego trybu pracy, a następne 26% planuje ten krok w ciągu najbliższych trzech miesięcy – wynika z ankiety przeprowadzonej przez Hays Poland. Jeszcze odważniejsze prognozy przedstawiły Grafton Recruitment i CBRE – według ich analizy przynajmniej częściowy powrót do biur po wakacjach zapowiadało w sierpniu 9 na 10 firm. Włączenie lokalizacji zapasowych do strategii firmy z jednej strony pozwala na utrzymanie w gotowości wydzielonej przestrzeni biurowej, z drugiej umożliwia pracownikom bezpieczne wykonywanie obowiązków, pomimo wystąpienia sytuacji kryzysowej.

Nowa mocna marka na rynku flex

Rosnąca rola elastycznych biur jest widoczna także po rosnącej liczbie dostępnych atrakcyjnych przestrzeni do wynajmu. W sierpniu br. rozpoczęcie działalności zapowiedziało Chillispaces.com – nowa marka stworzona przez Rise.pl, jednego z liderów rynku flex office w Polsce. Już na przełomie 2020/2021 dysponować będzie ona portfolio 11 lokalizacji w pięciu miastach Polski o łącznej powierzchni ponad 24 000 mkw. Obecnie firma oferuje klientom siedem nowocześnie zaaranżowanych, elastycznych biur w Krakowie. Po uruchomieniu planowanych lokalizacji przestrzeń biur oferowanych przez firmę wzrośnie o około 70%.
mat.pras.

Planowanie nowego biura flex i zarządzanie zmianą w epoce postcovid

karolina dudek
Po pierwszej fali zachorowań i doświadczeniu niespodziewanej, przymusowej pracy zdalnej wiele osób zatęskniło za biurami. Dziś, w dobie zespołów rozproszonych i pracy hybrydowej, przemyślana aranżacja przestrzeni biurowej paradoksalnie zyskała na znaczeniu – umacnia kulturę organizacji, integruje, pozwala utrzymać odpowiedni poziom zaangażowania. Organizacje, które planują dziś nowe biura, biorą pod uwagę trwałe zmiany kultury pracy. Słowo klucz to „elastyczność”, jednak rozwiązania flex w epoce postcovid wprowadzane będą nieco inaczej niż przed epidemią. Najważniejsze różnice wskazują eksperci Forbis Group.

Spis treści:
Badania
Rekomendacje
Wdrożenie flex

Era„postcovid”to nie odległa przyszłość, ale etap, który rozpoczął się na przełomie marca i kwietnia tego roku, kiedy organizacje zaczęły modyfikować strategie działania i zmieniać przestrzenie biurowe. Przedrostek „post” wskazuje na jakościowe zmiany, które zaistniały w efekcie pandemii COVID-19 już teraz i prawdopodobnie zostaną z nami na stałe. Przede wszystkim nowym standardem stała się praca hybrydowa, a wraz z nią – elastyczne przestrzenie biurowe. Biura flex to jednak nie nowość.

Jeszcze na długo przed pandemią przeciętne wykorzystanie biurka wynosiło około 40% – współdzielenie stanowisk było więc od kilku lat chętnie wprowadzane w organizacjach. Coraz niższy stopień wykorzystania biurek był związany ze stopniowymi zmianami stylu pracy – mniej przy biurku, częściej na spotkaniach. Dzięki upowszechnieniu się laptopów i wifi – powoli stawaliśmy się bardziej mobilni wewnątrz biur, ale też poza nimi. Pandemia sprawiła, że rozwiązania flex wprowadzane będą w biurachw inny sposób niż do tej pory – mówi Karolina Dudek, Workplace Strategy Director w Forbis Group.

Badania

Przed pandemią planowanie biura flex poprzedzone było badaniami. Stratedzy środowiska pracy wykorzystywali przy tym trzy podstawowe narzędzia. Pracę rozpoczynano od wnikliwych obserwacji wykorzystania przestrzeni. Określano średni i maksymalny poziom zajętości w poszczególnych departamentach, a pracowników dzielono na trzy grupy ze względu na styl pracy: kotwice, łącznicy, nomadzi. Analizę uzupełniały ankieta i wywiady, pozwalające uchwycić podobieństwa i różnice oraz zrozumieć zapotrzebowanie na wsparcie techniczne i narzędziowe pracy.

W epoce postcovid obserwacje wykorzystania przestrzeni nie mają racji bytu, ponieważ pracowników w wielu przypadkach nie ma obecnie w biurach. Planowanie nowego biura to projektowanie rozwiązania systemowego na przyszłość. Główne narzędzia to ankieta i wywiady, potrzebne, aby zrozumieć doświadczenia pracy zdalnej w czasie kwarantanny i obecne – w modelu hybrydowym. Oceniamy potencjał do wykorzystania pracy zdalnej w długim okresie, by określić zapotrzebowanie przestrzenne. Bardzo ważne jest też, by uchwycić podobieństwa i różnice w komunikacji między zespołami. Ponadto bierzemy pod uwagę zapotrzebowanie na wsparcie techniczne i narzędziowe. Praca nad strategią środowiska pracy powinna być przy tym prowadzona w modelu iteracyjnym: dyskusja nad możliwymi wariantami, stopniowe dopracowywanie koncepcji w ścisłej współpracy z zespołem odpowiedzialnym za projekt – mówi ekspert Forbis Group.

Rekomendacje

W czasach przed pandemią wdrożenie współdzielenia biurek rekomendowane było w zespołach, w których poziom wykorzystania przestrzeni spadał poniżej 30-40%. Innym wariantem było stworzenie organizacji mobilnej, w ramach której wszyscy, poza wyjątkami, pracują w systemie flex.

Rekomendacje w epoce postcovid to wdrożenie pracy hybrydowej 2:3 (2 dni w biurze, 3 dni zdalnie) dla dużych grup pracowników.W zespołach, które pracują w dużej mierze zdalnie (cyfrowe kotwice), wdrażamy system „swap&flex” – pracownicy przychodzą do biura całymi zespołami raz na jakiś czas i rezerwują sobie przestrzeń, którą współdzielą z innymi zespołami. Wiele zespołów pracuje bardzo efektywnie w trybie zdalnym, ale żeby zachować poczucie bycia wspólnotą i zbudować zaangażowanie powinny mieć do tego przestrzeń. Biuro postcovid jest integratorem społeczności. Część zespołów powinna oczywiście pracować stacjonarnie, bo w biurze będą dobrze wykonywały swoje zadania wygodniej i efektywniej. O nich nie można zapomnieć, choć może się okazać, że są to nieduże grupy osób – mówi Karolina Dudek.

Wdrożenie flex

W warunkach przedpandemicznych tak zwane nieobecności systemowe (szkolenia, zwolnienia chorobowe, urlopy) stanowiły ok. 10% wszystkich absencji. Zakładano się więc, że wprowadzenie współdzielenia biurek w systemie 9:10 (9 biurek na 10 pracowników) nie wymaga żadnego zarządzania zmianą, poza wprowadzeniem polityki czystego biurka i zapewnieniem pracownikom szafek (tzw. lockerów).

Przy rozwiązaniach flex 8:10 lub 7:10 rekomendowano wprowadzenie możliwości pracy z domu (co najmniej 1 dzień w tygodniu). Aranżacja przestrzeni w takim przypadku powinna zapewniać strefy buforowe, czyli miejsca do pracy w salkach i w przestrzeniach do spotkań nieformalnych. Menedżerowie powinni zaś zostać wyposażeni w narzędzia do zarządzania nieobecnościami. Dopiero przy rozwiązaniach flex ratio 6:10 zalecano wprowadzenie rozbudowanych programów zarządzania zmianą, koncentrujących się na przekazaniu wiedzy, jak wykorzystywać różne przestrzenie w biurze i organizować pracę w bardziej mobilny sposób. W ostatnich latach rekomendowano także udostępnienie możliwości rezerwacji przestrzeni przez aplikację.

Należy pamiętać, że wprowadzeniu rozwiązań flex w erze postcovidowej towarzyszy najczęściej całkowita zmiana funkcji biura. Staje się ono miejscem integrowania społeczności i koordynacji zadań, a w mniejszym stopniu wykonywania pracy operacyjnej. Tak duża zmiana wymaga wdrożenia narzędzi do jej zarządzania – mówi Karolina Dudek.

Współczynniki współdzielenia biurek będą większe niż do tej pory, dlatego zarządzanie przestrzenią biura nie obejdzie się bez aplikacji. Choć przestrzenie przeznaczone na stanowiska pracy w efekcie będą mniejsze to pojawią się miejsca wspierające pracę hybrydową i spotkania zespołów, które do biura będą przychodziły raz na jakiś czas. Ta duża różnorodności przestrzeni i mniejsza dostępność samodzielnych stanowisk pracy będzie wymagała efektywnych systemów rezerwacji oraz wsparcia office managerów. W biurze postcovid zarządzanie zmianą powinno być skoncentrowane na odnowieniu energii w zespołach, rozwijaniu warsztatu związanego z komunikacją wirtualną, budowaniu kultury organizacyjnej, w której ważne są takie wartości jak samodzielność, odpowiedzialność i zaufanie.

 

Źródło: Forbis Group.