Informacje dnia

Planowanie nowego biura flex i zarządzanie zmianą w epoce postcovid

karolina dudek
Po pierwszej fali zachorowań i doświadczeniu niespodziewanej, przymusowej pracy zdalnej wiele osób zatęskniło za biurami. Dziś, w dobie zespołów rozproszonych i pracy hybrydowej, przemyślana aranżacja przestrzeni biurowej paradoksalnie zyskała na znaczeniu – umacnia kulturę organizacji, integruje, pozwala utrzymać odpowiedni poziom zaangażowania. Organizacje, które planują dziś nowe biura, biorą pod uwagę trwałe zmiany kultury pracy. Słowo klucz to „elastyczność”, jednak rozwiązania flex w epoce postcovid wprowadzane będą nieco inaczej niż przed epidemią. Najważniejsze różnice wskazują eksperci Forbis Group.

Spis treści:
Badania
Rekomendacje
Wdrożenie flex

Era„postcovid”to nie odległa przyszłość, ale etap, który rozpoczął się na przełomie marca i kwietnia tego roku, kiedy organizacje zaczęły modyfikować strategie działania i zmieniać przestrzenie biurowe. Przedrostek „post” wskazuje na jakościowe zmiany, które zaistniały w efekcie pandemii COVID-19 już teraz i prawdopodobnie zostaną z nami na stałe. Przede wszystkim nowym standardem stała się praca hybrydowa, a wraz z nią – elastyczne przestrzenie biurowe. Biura flex to jednak nie nowość.

Jeszcze na długo przed pandemią przeciętne wykorzystanie biurka wynosiło około 40% – współdzielenie stanowisk było więc od kilku lat chętnie wprowadzane w organizacjach. Coraz niższy stopień wykorzystania biurek był związany ze stopniowymi zmianami stylu pracy – mniej przy biurku, częściej na spotkaniach. Dzięki upowszechnieniu się laptopów i wifi – powoli stawaliśmy się bardziej mobilni wewnątrz biur, ale też poza nimi. Pandemia sprawiła, że rozwiązania flex wprowadzane będą w biurachw inny sposób niż do tej pory – mówi Karolina Dudek, Workplace Strategy Director w Forbis Group.

Badania

Przed pandemią planowanie biura flex poprzedzone było badaniami. Stratedzy środowiska pracy wykorzystywali przy tym trzy podstawowe narzędzia. Pracę rozpoczynano od wnikliwych obserwacji wykorzystania przestrzeni. Określano średni i maksymalny poziom zajętości w poszczególnych departamentach, a pracowników dzielono na trzy grupy ze względu na styl pracy: kotwice, łącznicy, nomadzi. Analizę uzupełniały ankieta i wywiady, pozwalające uchwycić podobieństwa i różnice oraz zrozumieć zapotrzebowanie na wsparcie techniczne i narzędziowe pracy.

W epoce postcovid obserwacje wykorzystania przestrzeni nie mają racji bytu, ponieważ pracowników w wielu przypadkach nie ma obecnie w biurach. Planowanie nowego biura to projektowanie rozwiązania systemowego na przyszłość. Główne narzędzia to ankieta i wywiady, potrzebne, aby zrozumieć doświadczenia pracy zdalnej w czasie kwarantanny i obecne – w modelu hybrydowym. Oceniamy potencjał do wykorzystania pracy zdalnej w długim okresie, by określić zapotrzebowanie przestrzenne. Bardzo ważne jest też, by uchwycić podobieństwa i różnice w komunikacji między zespołami. Ponadto bierzemy pod uwagę zapotrzebowanie na wsparcie techniczne i narzędziowe. Praca nad strategią środowiska pracy powinna być przy tym prowadzona w modelu iteracyjnym: dyskusja nad możliwymi wariantami, stopniowe dopracowywanie koncepcji w ścisłej współpracy z zespołem odpowiedzialnym za projekt – mówi ekspert Forbis Group.

Rekomendacje

W czasach przed pandemią wdrożenie współdzielenia biurek rekomendowane było w zespołach, w których poziom wykorzystania przestrzeni spadał poniżej 30-40%. Innym wariantem było stworzenie organizacji mobilnej, w ramach której wszyscy, poza wyjątkami, pracują w systemie flex.

Rekomendacje w epoce postcovid to wdrożenie pracy hybrydowej 2:3 (2 dni w biurze, 3 dni zdalnie) dla dużych grup pracowników.W zespołach, które pracują w dużej mierze zdalnie (cyfrowe kotwice), wdrażamy system „swap&flex” – pracownicy przychodzą do biura całymi zespołami raz na jakiś czas i rezerwują sobie przestrzeń, którą współdzielą z innymi zespołami. Wiele zespołów pracuje bardzo efektywnie w trybie zdalnym, ale żeby zachować poczucie bycia wspólnotą i zbudować zaangażowanie powinny mieć do tego przestrzeń. Biuro postcovid jest integratorem społeczności. Część zespołów powinna oczywiście pracować stacjonarnie, bo w biurze będą dobrze wykonywały swoje zadania wygodniej i efektywniej. O nich nie można zapomnieć, choć może się okazać, że są to nieduże grupy osób – mówi Karolina Dudek.

Wdrożenie flex

W warunkach przedpandemicznych tak zwane nieobecności systemowe (szkolenia, zwolnienia chorobowe, urlopy) stanowiły ok. 10% wszystkich absencji. Zakładano się więc, że wprowadzenie współdzielenia biurek w systemie 9:10 (9 biurek na 10 pracowników) nie wymaga żadnego zarządzania zmianą, poza wprowadzeniem polityki czystego biurka i zapewnieniem pracownikom szafek (tzw. lockerów).

Przy rozwiązaniach flex 8:10 lub 7:10 rekomendowano wprowadzenie możliwości pracy z domu (co najmniej 1 dzień w tygodniu). Aranżacja przestrzeni w takim przypadku powinna zapewniać strefy buforowe, czyli miejsca do pracy w salkach i w przestrzeniach do spotkań nieformalnych. Menedżerowie powinni zaś zostać wyposażeni w narzędzia do zarządzania nieobecnościami. Dopiero przy rozwiązaniach flex ratio 6:10 zalecano wprowadzenie rozbudowanych programów zarządzania zmianą, koncentrujących się na przekazaniu wiedzy, jak wykorzystywać różne przestrzenie w biurze i organizować pracę w bardziej mobilny sposób. W ostatnich latach rekomendowano także udostępnienie możliwości rezerwacji przestrzeni przez aplikację.

Należy pamiętać, że wprowadzeniu rozwiązań flex w erze postcovidowej towarzyszy najczęściej całkowita zmiana funkcji biura. Staje się ono miejscem integrowania społeczności i koordynacji zadań, a w mniejszym stopniu wykonywania pracy operacyjnej. Tak duża zmiana wymaga wdrożenia narzędzi do jej zarządzania – mówi Karolina Dudek.

Współczynniki współdzielenia biurek będą większe niż do tej pory, dlatego zarządzanie przestrzenią biura nie obejdzie się bez aplikacji. Choć przestrzenie przeznaczone na stanowiska pracy w efekcie będą mniejsze to pojawią się miejsca wspierające pracę hybrydową i spotkania zespołów, które do biura będą przychodziły raz na jakiś czas. Ta duża różnorodności przestrzeni i mniejsza dostępność samodzielnych stanowisk pracy będzie wymagała efektywnych systemów rezerwacji oraz wsparcia office managerów. W biurze postcovid zarządzanie zmianą powinno być skoncentrowane na odnowieniu energii w zespołach, rozwijaniu warsztatu związanego z komunikacją wirtualną, budowaniu kultury organizacyjnej, w której ważne są takie wartości jak samodzielność, odpowiedzialność i zaufanie.

 

Źródło: Forbis Group.