Rozkład biura jest wbrew pozorom bardzo istotny. W zależności od branży i sposobu pracy, pracodawca powinien zapewnić odpowiednie warunki, aby praca ta była zarówno komfortowa jak i efektywna.

Przy wyborze odpowiedniego biura w pierwszej kolejności należy rozważyć, czy ma to być jedna, współdzielona przez współpracowników przestrzeń typu open-space, czy raczej pojedyncze, oddzielone od siebie gabinety.
Oczywiście wiele zależy od tego, w jakiej branży działa firma. W wielu przedsiębiorstwach gabinety są bardzo istotne, na przykład w kancelariach notarialnych, gdzie bardzo ważne jest zapewnienie prywatności  i poufności klientom oraz notariuszom. Z kolei w agencjach reklamowych dużo częściej sprawdzają się biura typu open-space, które dają współpracownikom możliwość bezpośredniej komunikacji oraz wymiany zdań. Z kolei w bankach bardzo często spotykane jest rozwiązanie pośrednie, czyli część otwarta (open-space) oraz kilka gabinetów. Pośrednim rozwiązaniem jest także zastosowanie boxów na otwartej przestrzeni, co zwiększa poczucie komfortu i prywatności.

Biuro typu open-space
– Zalety:
Największą zaletą biura typu open-space jest ułatwiona komunikacja, a więc współpraca pomiędzy osobami pracującymi w biurze. Usprawnia to proces pracy, ponieważ przepływ informacji pomiędzy pracownikami jest bezpośredni, a więc szybki. Open-space eliminuje konieczność wysyłania do siebie wiadomości, czy dzwonienia, a to także spora oszczędność czasu. Dodatkowo pracownicy pracują w tych samych warunkach co ich przełożeni, co eliminuje podziały i maskuje hierarchię w grupie.
Kolejnym plusem jest możliwość maksymalnego wykorzystania dostępnej w biurze powierzchni. Podział na gabinety sprawia, że często – ze względu na wielkość każdego z nich – nie wszystko się w nich mieści. Natomiast w dużej i otwartej przestrzeni możliwości aranżacyjne stają się praktycznie nieograniczone. Można zaaranżować open-space na strefy, np. strefa pracy z ustawionymi w niej biurkami pracowników, strefa relaksu, strefa socjalna oraz wydzielona przestrzeń na stół konferencyjny. Takie rozwiązanie sprawi, że każda część przestrzeni biurowej zostanie odpowiednio zagospodarowana, a równocześnie biuro wyda się bardziej przestronne.

– Wady:
Oczywiście biuro typu open-space nie jest wolne od wad. Jednym z częściej napotykanych problemów może okazać się hałas. Praca na klawiaturze, rozmowy przez telefon, drukowanie, kserowanie – wszystko to powoduje hałas, który w większym skupisku osób może okazać się bardzo problematyczną kwestią. Wiele osób potrzebuje ciszy, aby móc skupić myśli. Dźwięki powodowane przez pracę innych osób mogą wytrącać je z równowagi, w efekcie czego tacy pracownicy staną się dużo mniej efektywni.
Kolejną wadą biura typu open-space jest mniejsze poczucie prywatności. Wszyscy pracownicy przebywają zasadniczo w jednym pomieszczeniu. Czasem przeprowadzenie trudnej, biznesowej rozmowy może więc wymagać opuszczenia biura (na przykład wyjścia na korytarz czy taras, o ile jest dostępny), gdyż wiele osób krępuje się wykonywać połączenia telefoniczne w obecności innych osób. Poczucie bycia obserwowanym i podsłuchiwanym może je zwyczajnie rozpraszać lub wprawiać w zakłopotanie.

Pracownicy mogą także stać się mniej produktywni w prostego względu – na otwartej przestrzeni , gdzie widzi się wokół siebie inne osoby (zwłaszcza, jeśli więzi między pracownikami są silne i mają oni ze sobą dobre relacje) łatwiej o pojawienie się prywatnych rozmów w trakcie godzin pracy. Co więcej, nawet rozmowa pomiędzy dwoma pracownikami może rozpraszać pozostałych i dekoncentrować ich przy pracy.

Biuro z podziałem na gabinety
– Zalety:
Największą z zalet biur z podziałem na osobne gabinety jest duże poczucie prywatności każdego z pracowników. To z kolei przekłada się na większy komfort pracy.
Dodatkowym plusem jest fakt, że można odseparować od siebie pracowników, którzy w firmie zajmują się innymi funkcjami. Dla przykładu: gdyby osoba pracująca w dziale księgowym miała pracować w jednym pomieszczeniu z osobą, która zajmuje się kontaktem z kontrahentami, mogłyby one sobie wzajemnie przeszkadzać. Z pewnością dla księgowej czy kadrowej cisza jest bardzo istotna, gdyż jej praca wymaga dużego skupienia uwagi przy różnego rodzaju przeliczeniach. Natomiast osoba, dla której naturalny jest ciągły kontakt telefoniczny z klientami i partnerami biznesowymi mogłaby czuć się niekomfortowo mając świadomość, że jej styl pracy przeszkadza innemu pracownikowi.
Kolejną zaletą biur z podziałem na gabinety jest możliwość wydzielenia osobnych funkcji dla poszczególnych pokoi. Można więc zaaranżować pokój socjalny, w którym pracownicy w spokoju będą mogli zjeść posiłek, nie przeszkadzając przy tym osobom, które w dalszym ciągu zajmują się obowiązkami pracowniczymi.
Osobne pomieszczenie przeznaczone na salę konferencyjną to z pewnością kolejny duży atut tego typu biura. Za zamkniętymi drzwiami mogą odbywać się ważne spotkania biznesowe oraz rozmowy ze współpracownikami . Osobny pokój konferencyjny to także doskonałe miejsce na odbycie telekonferencji, a jak wiadomo przy połączeniu online bardzo ważna jest cisza w tle.

– Wady:
Biuro z podziałem na gabinety ma także szereg wad. Jedną z nich jest izolacja pracowników, co często ma negatywne skutki. Muszą oni komunikować się ze sobą telefoniczne lub drogą mailową. W osobnych gabinetach ludzie czują się niejednokrotnie osamotnieni. Fakt przebywania w poniekąd ciasnym, otoczonym blisko ścianami gabinecie także może wpływać na poczucie komfortu psychicznego. Nie od dziś wiadomo, ze większe przestrzenie sprawiają, że ludzie czują się bardziej komfortowo. Tymczasem powierzchnia biura często nie daje możliwości wydzielenia osobnych gabinetów o dużej powierzchni.
Odosobnieni pracownicy często odczuwają znużenie. Obecność choćby jednego współpracownika w gabinecie może sprawić, że poczują się lepiej, dlatego warto rozważyć opcję podziału gabinetów na większe, ale dostosowane pod dwóch lub trzech pracowników, np. dział księgowy, dział kontaktu z klientem, sekretariat itp.
Kolejną wadą może być poczucie ustalania hierarchii, gdyż lepsze biura z pewnością przypadną zarządowi lub dyrektorom. Z drugiej jednak strony pracownicy znają zazwyczaj swoją pozycję w firmie, chociaż oczywiście wszelkie formy podkreślania jej mogą zostać przez niektórych negatywnie odebrane i powodować konflikty w przyszłości. Wszystko zależy od relacji pomiędzy pracownikami oraz pracodawcą.

Zarówno biura typu open-space jak i biura z wydzielonymi gabinetami mają szereg wad oraz zalet. Ważne jest, aby wziąć pod uwagę wszystkie kryteria, jakimi przedsiębiorca będzie się kierował przy wyborze odpowiedniego biura.

O tym warto pamiętać

Niezależnie od tego, na jaki rodzaj biura zdecyduje się przedsiębiorca, warto pamiętać o dodatkowych udogodnieniach. Obecność bezpłatnego parkingu to bardzo istotna wartość dodana. Kolejną ważną kwestią jest bliskość komunikacji miejskiej. Bliskość sklepów oraz lokali gastronomicznych to niejednokrotnie kolejny, bardzo ważny atut. Wielu pracowników ceni sobie możliwość udania się na lunch, zamiast konieczności szykowania sobie posiłku do pracy. Plusem w przypadku sporej części przedsiębiorstw jest także bliskość placówki pocztowej, z której pracownik biurowy będzie mógł nadawać przesyłki, np. faktury lub umowy.

Redakcja
komercja24.pl