Zdalne i hybrydowe zgromadzenia wspólników i akcjonariuszy są popularnym i rosnącym trendem, szczególnie na świecie. Tymczasem w Polsce to rozwiązanie nadal nie jest pierwszym wyborem spółek z.o.o. „Prawo w Polsce daje możliwość zdalnego udziału w zgromadzeniach wspólników, jednak szczególne obawy dotyczą możliwości zaskarżenia uchwał w przypadku wątpliwości co do identyfikacji, bezpieczeństwa transmisji, czy tajności w przypadku wybranych głosowań” – tłumaczy Bartosz Kuraś, partner w praktyce Corporate/M&A z międzynarodowej kancelarii Wolf Theiss.

Polskie przepisy dopuszczają uczestnictwo w zgromadzeniu wspólników lub akcjonariuszy przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Rozwiązanie to umożliwia wykonywanie praw korporacyjnych, zadawanie pytań oraz głosowanie bez konieczności fizycznej obecności w miejscu obrad. Jednocześnie Kodeks spółek handlowych (KSH) wciąż nakazuje wskazanie miejsca takiego zgromadzenia, co prowadzi do wniosku, że chociaż udział zdalny jest w pełni dopuszczalny, to zwołanie zgromadzenia wyłącznie w formie wirtualnej – bez określenia fizycznej lokalizacji – pozostaje konstrukcją niepewną prawnie.

„Przepisy wymagają, aby w zawiadomieniu o zgromadzeniu została wskazana fizyczna lokalizacja obrad, nawet jeżeli wspólnicy lub akcjonariusze będą uczestniczyć zdalnie. W spółce z o.o. wymóg ten wynika z art. 238 § 1 KSH, który nakazuje w zawiadomieniu o zwołaniu zgromadzenia wskazanie „miejsca i czasu zgromadzenia”. Większość prawników rekomenduje więc model hybrydowy, w którym obok formy on-line istnieje tradycyjne miejsce obrad. W praktyce w spółkach z o.o. pewnym ułatwieniem jest art. 240 KSH, który dopuszcza pod określonymi warunkami, powzięcie uchwały bez formalnego zwołania zgromadzenia. Przepis nie rozstrzyga sam przez się o „pełnej wirtualności” miejsca obrad; w praktyce i doktrynie zagadnienie jest dyskusyjne (zwłaszcza wobec systemowej konstrukcji „miejsca” zgromadzenia oraz wymogów protokołowania)” – mówi Bartosz Kuraś z Wolf Theiss.

Art. 240 KSH wymaga w tym przypadku reprezentacji 100% kapitału zakładowego, oraz brak sprzeciwu wszystkich wspólników w zakresie odbycia zgromadzenia i powzięcia uchwał. Można z tego wywodzić, że tego typu zgromadzenie może odbyć się w formule całkowicie wirtualnej. Pozostaje to jednak dyskusyjne i może wiązać się z podwyższonym ryzykiem sporu.

Zastosowanie trybu elektronicznego wymaga decyzji zwołującego. Jeżeli przewiduje się udział zdalny, zawiadomienie musi zawierać informacje o sposobie uczestnictwa, wypowiadania się, wykonywania prawa głosu oraz wniesienia sprzeciwu.

„Aby zgromadzenie w pełni wirtualne było legalne i trudne do podważenia, należy zapewnić pełną identyfikację wspólników, sporządzić protokół, który odzwierciedla przebieg obrad, oraz zapewnić stabilny i bezpieczny kanał komunikacji. Dodatkowo umowa spółki nie może wyłączać zdalnego udziału wspólników w takim zgromadzeniu, a wszyscy wspólnicy muszą być obecni on-line, tj. konieczna jest reprezentacja 100% kapitału zakładowego (osobiście lub przez pełnomocników) i nie wnieść sprzeciwu” – zaznacza Bartosz Kuraś z Wolf Theiss.

[fragment artykułu]

Źródło: Wolf Theiss
materiał prasowy