Od 1 kwietnia 2025 roku e-Doręczenia stały się obowiązkowe dla wszystkich firm zarejestrowanych w Krajowym Rejestrze Sądowym przed 1 stycznia br. Nowe przepisy wprowadzają istotną zmianę w zakresie komunikacji z administracją publiczną – papierowa korespondencja ustępuje miejsca cyfrowej. Dla wielu firm oznacza to konieczność dostosowania dotychczasowych procesów i wdrożenia nowoczesnych rozwiązań.

Nowe regulacje dotyczące e-Doręczeń zobowiązują firmy do prowadzenia oficjalnej korespondencji z administracją publiczną w formie elektronicznej. To zmiana, która wymaga od organizacji dostosowania procedur, wdrożenia narzędzi wspierających obieg dokumentów oraz przeszkolenia pracowników. Cyfryzacja komunikacji stanowi natomiast okazję do poprawy efektywności i redukcji kosztów operacyjnych – przejście z papieru na format cyfrowy to oszczędności zarówno finansowe, jak i czasowe.

Automatyzacja workflow, czyli jak przygotować firmę na cyfrową korespondencję

Proces cyfryzacji i optymalizacji wewnętrznego obiegu dokumentów w organizacji obejmuje cały łańcuch zdarzeń – od momentu wpływu korespondencji, przez jej klasyfikację i przekazanie do odpowiednich działów, aż po archiwizację i bieżące śledzenie postępów w obsłudze spraw. Wdrożenie takiego rozwiązania pozwala firmom nie tylko zredukować liczbę manualnych czynności, ale też zwiększyć kontrolę nad czasem reakcji i jakością obsługi spraw urzędowych czy klientów. Jak wynika z badana Iron Mountain, wdrożenie odpowiedniego systemu pozwala na redukcję czasu poświęcanego na obsługę wiadomości e-mail oraz skrócenie średniego czasu reakcji na korespondencję – w obydwu przypadkach – o 30%1. Dzięki automatyzacji obsługi korespondencji przychodzącej i wychodzącej badana organizacja zyskała nie tylko większą kontrolę nad obiegiem dokumentów, ale także poprawiła jakość obsługi i skróciła czas odpowiedzi na zapytania urzędowe oraz klientów.

W kontekście obowiązkowych e-Doręczeń automatyzacja procesów odgrywa kluczową rolę. Sama skrzynka e-Doręczeń to dopiero początek – kluczowe jest zintegrowanie jej z wewnętrznym obiegiem dokumentów, aby trafiająca korespondencja była od razu kategoryzowana i kierowana do odpowiednich odbiorców. Tylko wtedy organizacja może w pełni wykorzystać potencjał cyfryzacji, osiągając wyższą efektywność, przejrzystość i spójność działania. Z danych Iron Mountain wynika, że automatyzacja korespondencji może pozwolić firmom na redukcję kosztów operacyjnych nawet o 25%2, eliminując potrzebę ręcznego przetwarzania dokumentów oraz ograniczając ryzyko opóźnień i błędów.

Wdrożenie e-Doręczeń to nie tylko konieczność wynikająca z przepisów, ale również szansa na realne usprawnienie komunikacji z administracją i wewnętrznych procesów w organizacjach. Kluczowe jest jednak podejście systemowe – nie wystarczy posiadać skrzynkę e-Doręczeń, jeśli dokumenty trafiające do firmy nie są od razu przetwarzane zgodnie z ustalonym obiegiem. W Iron Mountain pomagamy naszym klientom spojrzeć na ten proces całościowo – jako element szerszej strategii digitalizacji i automatyzacji. Wykorzystanie narzędzi takich jak platforma eVault, która umożliwia pełną kontrolę nad dokumentacją w połączeniu z usługą cyfrowej kancelarii (Digital Mailroom), zapewniającą digitalizację papierowej korespondencji pocztowej, pozwala osiągnąć wysoki poziom efektywności operacyjnej i przejrzystości procesów. Krótszy czas wyszukiwania dokumentów przekłada się na szybsze decyzje i większą elastyczność działania, a organizacje, które wdrożą e-Doręczenia w sposób zintegrowany zyskują nie tylko zgodność z regulacjami, ale także przewagę efektywnościową, która w dłuższej perspektywie staje się czynnikiem strategicznym – podkreśla Paweł Michalski, Digital Business Lead w Iron Mountain Polska.