Duże zainteresowanie logowaniem do usług publicznych w pierwszych dniach po starcie wywołało czasowe utrudnienia w uwierzytelnianiu (m.in. przy użyciu Profilu Zaufanego). W praktyce oznaczało to, że problem nie zawsze leżał po stronie samego KSeF, tylko w „wąskim gardle” logowania do e-usług.

Media i praktycy sygnalizowali również przejściowe braki dostępności niektórych funkcji oraz chwilowe przerwy w dostępie do systemu – co jest typowym ryzykiem startu dużych systemów centralnych. W takich momentach kluczowe staje się korzystanie z procedur awaryjnych (tryb offline) i pilnowanie terminów dosłania faktur do KSeF po przywróceniu dostępności.

Wniosek praktyczny: warto już teraz uporządkować dostęp, uprawnienia i procedury awaryjne – bo w KSeF liczy się nie tylko poprawna faktura, ale też sprawny proces.

Terminy obowiązku wystawiania faktur w KSeF pozostają dwustopniowe: od 1 lutego 2026 r. dla firm, których sprzedaż brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł, oraz od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców. Najmniejsze firmy zyskały jeszcze więcej czasu na dopasowanie się do zmian. Mikroprzedsiębiorcy z miesięczną sprzedażą do 10 000 zł brutto mają czas na dostosowanie się do nowych przepisów do 1 stycznia 2027 roku. Jednocześnie otrzymywanie faktur w KSeF jest gotowe już od 1 lutego 2026 r. – nawet jeśli firma będzie wystawiać faktury w KSeF dopiero od kwietnia.

KSeF to centralny system informatyczny stworzony przez Ministerstwa Finansów, który umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. W praktyce oznacza to standaryzację danych (format), automatyczną archiwizację oraz szybszy dostęp do dokumentów po obu stronach transakcji.

System obsługuje różnorodne dokumenty związane z fakturowaniem, w tym faktury VAT i korygujące czy duplikaty faktur. Ważne, iż system jest do dyspozycji użytkowników przez całą dobę, również w trybie offline. Ministerstwo zapowiedziało stałą możliwość wystawiania faktur z kodem QR w przypadku awarii systemu. Oczywiście z obowiązkiem przesłania dokumentu do KSeF następnego dnia roboczego.

System ma ograniczać błędy i zwiększać transparentność obrotu. Automatyzacja procesów księgowych i administracyjnych pozwoli przedsiębiorstwom oszczędzić czas i koszty operacyjne. Zwiększy również kontrolę nad procesem fakturowania i ograniczy oszustwa podatkowe.

– Wdrożenie KSeF oznacza dla przedsiębiorców wiele korzyści. Przede wszystkim jest to z większenie bezpieczeństwa, gdyż jednolity system identyfikacji faktur wyeliminuje ryzyko pomyłek czy dublowania dokumentów. Kolejną kwestią jest usprawnienie procesów. Jako firma faktoringowa będziemy mieć natychmiastowy dostęp do danych o fakturach, co znacznie przyspieszymy proces weryfikacji i wypłaty zaliczek. Dla przedsiębiorców będzie oznaczało to szybszy dostęp do gotówki i utrzymania płynności finansowej – komentuje Ewa Gawrońska-Micuń, country manager Bibby Financial Services Polska.

[fragment artykułu]

Źródło: Bibby Financial Services
materiał prasowy